Utmaningar vid möten

Alla vi som arbetar inom mötesbranschen har en utmaning – att få kunden att förstå hur mycket miljön, mötets upplägg, lokalen och allt annat runt omkring, spelar in för att det ska bli ett optimalt möte.

Text: Elin Moritz

Det händer ganska ofta att företagen redan har gjort klart mötesupplägget, bjudit in deltagare och även bokat transporter innan de kontaktar mötesplatsen. Då har man missat målet tycker jag. Mötesplatsen är jätteviktig för att förstärka budskapet i mötet och för att helheten ska bli så bra som möjligt. Vi vet ju allt detta men det svåra är att kommunicera det till kunden och verkligen få hen att förstå och följa våra råd. Råd som är baserade på lång erfarenhet. Kunderna är dock inte där ännu.

Absolut – jag generaliserar – det finns ett flertal som är jätteduktiga på att skapa bra möten. Men när jag var på ett nätverksevent med ett flertal erfarna mötesbokare, härom veckan ställde jag mig frågan hur mycket vi har kvar att jobba med i vår bransch. Vi spelade ett Business Game och på frågan vad som gjorde konferensen bra och smidig svarade majoriteten att det var bra ljus och ljud i lokalen och att tekniken fungerade.
Detta ska ju vara en självklarhet och inget man ska behöva fundera på, tycker jag. När vi diskuterade detta i mindre grupper var de väldigt trötta på att tekniken ofta strulade och att lokalerna inte var helt anpassade för ändamålet.
Då tänker jag – vad beror det på? Självklart har våra mötesplatser och anläggningar en stor del i det hela – detta ska ju bara fungera och vara optimalt anpassat. Men jag vet också av erfarenhet att det inte alltid är så att mötesledaren är på plats i god tid och kontrollerar så att exempelvis datorn fungerar med projektorn. Jag har varit med så många gånger när mötesledaren kommer in strax för deltagarna och ska rigga sin utrustning och så fungerar det inte som det ska. Många gånger är inte  mötesledaren van vid tekniken heller. 

En annan sak som kom upp på eventet var att den svåraste utmaningen vid möten och konferenser var att få deltagarna engagerade så att de inte sitter och läser mejl eller sociala medier under mötet.
Här tror jag att det finns en enkel lösning – bjud bara in de som absolut måste vara med på mötet och involvera deltagarna redan innan mötet. Vi människor vill gärna vara delaktiga och känna oss viktiga. Gör en tydlig agenda med vad som är syftet och målet med mötet, är det några punkter som är diskussionsfrågor och andra som bara är för information? Planera mötet in i minsta detalj så att alla punkter på agendan hinns med. Någon punkt kanske går att skicka ut i förväg så att det bara är att ta ett beslut på plats?
En sak som några berättade om på eventet var att på deras årliga möte hann de aldrig med den sista punkten på agendan, så den ströks alltid. Detta ledde till att hen som skulle presentera den punkten slutade att förbereda sig för hen visste att det aldrig skulle hinnas med. Det känns väldigt tragiskt, men är nog rätt vanligt.
 

kickan