7 tips - så skapar du riktigt bra möten!

Möten tar för många upp en stor del av arbetstiden. Syftet är att ni skall ta ett projekt eller en verksamhet framåt på ett smidigt och effektivt sätt.
Men det är inte alltid så lätt. Att fastna i gamla strukturer som inte gör mötet till de kreativa och effektiva forum de kan vara är vanligare än man tror. Vi har samlat tipsen som hjälper dig att skapa ett riktigt bra möte.

Text: Adrienne Danielsson

1. Förberedelser, förberedelser, förberedelser
Vikten av att förbereda sitt möte väger tungt. Du har läst, hört och säkert även upplevt det många gånger men, det kan aldrig lyftas för ofta. Utan ett särskilt syfte med sammankomsten kan ni självklart ändå skapa en givande stund tillsammans men för att verkligen maximera resultatet av ert möte bör frågor som dessa ingå i agendan innan du signalerar att mötet skall börja.

• Vad är anledningen till just detta möte?
• Vilka bör närvara?
• Hur ökar vi chanserna för att nå målet med mötet?

2. Kafferast och sekreterare
Beroende på antalet deltagare och syftet med mötet bör man ge sig tillfället att i god tid se över eventuellt presentationsmaterial, teknik och övriga detaljer som kan behövas under mötet. Behöver någon föra protokoll, hjälpa till med tekniken eller dela ut material? Med ansvarsfördelning i god tid går allt smidigare. Kommer mötet ta tid, kanske behöver ni en bensträckare med fika. Eller skall fikat intas så obemärkt som möjligt och under tiden så att mötet effektivt flyter på?

3. Dela med dig av dina tankar!
För bättre resultat av mötet och för att förebygga ryktesspridning och osäkerhet bör du i anslutning till att mötet annonseras även sända ut en lista med en agenda.
Vad kommer mötet att handla om och vart ligger fokus? Delge deltagare dina tankar inför. Det ger deltagarna en ypperlig möjlighet att fundera och komma väl förberedda. På så sätt kan man lättare hålla en röd tråd och minska risken att bli avbruten med irrelevanta frågor som kanske inte alls skulle lyfts just då men ändå upptar viktig mötestid eftersom ”alla sitter samlade”.

4. Tick, tack, tick, tack
Att visa respekt för den avtalade mötestiden kan kännas som en självklarhet. Men att möten avbryts av att deltagare kommer sent är ett vanligare problem än man kan tro. För att undvika tidsproblematiken och hjälpa dina medarbetare/anställda på vägen har vi samlat tio smarta tips för att bryta tidsoptimistens mönster.

1. Välj en noga avvägd mötestid. Vad passar just er arbetsgrupp?
2. Var tydlig med vilken tid mötet startar - och ATT det startar just den tiden.
3. Tänk korta möten - i den mån det går.
4. Maila ut en påminnelse om mötet cirka 15-20 min innan start. Du vet säkert själv hur lätt det är att ”tappa bort och glömma”.
5. Var själv på plats i god tid. På så sätt sätter du riktlinjen att vara i tid, samt ger dig själv möjlighet till nödvändiga förberedelser och kanske en liten stund för ”pepp”.
6. Planera in att starta mötet med någon rolig agenda/aktivitet som bidrar till förbättrad grupp och arbetsmiljö och förhoppningsvis ökar intresset att delta från start.
7. Om någon blir sen, vänta inte med att starta mötet. Respektera er egen agenda och framförallt visa hänsyn de deltagare som dykt upp i rätt tid och som inte skall behöva sitta och vänta.
8. Uppmuntra och visa uppskattning till dom som är där.
9. Neka tillträde till dom som kommer sent. Ni skall ju inte behöva ta om mötet på nytt för tio personer bara för att en kommer sent.
10. Att komma sist får konsekvenser. Ha som regel att den som kommer sist får föra mötesanteckningar eller städa i ordning efter mötet. Du kommer att bli förvånad över hur fort förändring kan ske.

5. Respektera varandras ord
Hjälp deltagarna att respektera uppsatta förhållningsregler för dialoger under mötet. Var tydlig med att informera gruppen, om hur ni respekterar varandras åsikter. Är mötet till för brainstorming eller skall alla få komma till tals. Kanske behöver ni införa handuppräckning för att deltagarna inte skall avbryta varandra? Sätt en ton för hur samtalsklimatet under just era möten ska hållas.

6. Utvärdera
Även om du är rätt nöjd med att mötet är över för denna gång, släpp inte pennan riktigt än! När du avslutat det fysiska mötet ger det en utmärkt chans att fånga upp tankar och ideér ifrån dina anställda/kollegor. Exempelvis gör du enkelt en (anonym) enkät som mailas ut. Detta ger värdefull information som sedan kan bidra till att utveckla resultatet av nästa möte.

7. Eftervård
Hur klyschigt det än låter så är det aldrig över förrän det är över. Oavsett hur givande ett möte har varit är det lika viktigt att behålla fokus på agendan även efter mötets slut. Det är då de viktigaste momentet kommer. Att se till att vad som sagts/beslutats faktiskt följs upp och tas vidare. Att allt bra ni kommit fram till faktiskt vårdas, kan frodas och får slå rot. Ta fram en tydlig plan på HUR detta ska genomföras och följas upp. Sätt en tidsplanering på när resultaten skall vara mätbara så att det inte rinner ut i sanden.

kickan