8 steg för att eliminera meningslösa möten

170 miljarder om året, så mycket kostar dåliga möten. Hur ser det ut på din arbetsplats – dags för ett krafttag? Gör en djupdykning i möteskulturen och få bukt med problemet.  

Text: Jörgen Dyssvold

Enligt undersökningar som gjorts på senare år lägger tjänstemän och andra minst en tredjedel av sin tid på möten. Bara hälften upplevs som meningsfulla och bra. Räknar man ihop värdet av den tid man lägger på dåliga möten uppgår den till häpnadsväckande 170 miljarder om året – fyra gånger kostnaden för svensk sjukpenning.

Dåliga möten kostar svenska arbetsgivare runt 150 000 kronor per anställd och år och att komma tillrätta med dåliga möten skulle ge arbetsgivare en produktionsökning på 30 procent. På köpet skulle man få friskare medarbetare, eftersom mycket stress uppstår under alla timmar av meningslösa möten.

Trots att dåliga möten och det produktionsbortfall det ger inte diskuteras så flitigt finns det arbetsgivare med sjukdomsinsikt som försöker göra något åt problemet. Utmaningen är att dåliga möten mest beror på dålig kultur och kan därför inte enkelt botas genom ett nytt policydokument.

Policydokument brukar bli väldigt praktiska och kan komma att handla om att projektorer ska stängas av och lokalen ska städas. En bättre idé är att arbeta fram ett manifest som förankras i hela organisationen. En köranvisning för den mödosamma kulturresa som organisationen behöver ta sig igenom.

En sådan kulturresa kan man genomföra på egen hand eller med hjälp av en konsult, vilken då kan bidra med mallar, erfarenheter från andra organisationer och agera mentor när man stöter på patrull och behöver en knuff i rätt riktning. Men för den som vill ta första steget på egen hand kommer här några råd.

1. Involvera de som omfattas. Utse en grupp av medarbetare som tillbringar mycket tid i möten och ge dem uppdraget att ta fram ett förslag till manifest mot meningslösa möten. Se till att deras förslag presenteras i halvtid så att också andra får chans att tycka till och komma med inspel. Då ökar du oddsen för att det färdiga manifestet kommer att tillämpas. 

2. Kom överens om vad som gör ett möte meningsfullt. Sammanfatta vad som gör ett möte bra och meningsfullt. Det kan till exempel vara att de alltid har ett syfte, är så långa de behöver vara, handlar om det de ska, är roliga och alla är väl förberedda. 

3. Hur långt är ett möte? Ta sedan upp frågan om hur långa möten ska vara. Förmodligen inser ni att alla möten inte kan vara lika långa och att den entimmesnorm som råder därför inte är optimal. En bra riktlinje är att möten ska vara så långa de behöver vara och att man därför behöver börja ställa just den frågan innan man bokar ett möte. 

4. Vem ska leda mötet? Diskutera igenom om möten leds bäst av en chef eller annan. Bestäm vilken kompetens och profil den som leder ett möte bör ha och om det behövs utbildning i att leda möten så att de som ofta har den uppgiften får förutsättningarna att kunna göra ett bra jobb. 

5. Sätt några icke förhandlingsbara principer. Fastställ sedan principer som alltid gäller, till exempel att ett möte alltid ska ha en ägare och ett syfte innan en första kallelse skickas. För större eller längre möten kanske man bestämmer att det också ska finnas tydliga mål, en agenda och klara roller för deltagarna. 

6. Diskutera om alla måste vara med, hela tiden. Prata ihop er om vilka som behöver kallas till ett möte och om alla behöver vara med hela tiden. Ibland kan ett möte vara en serie av möten, där deltagare kommer och går beroende på agendan. Man kan också skilja på vilka som måste vara med och vilka som kan och får vara med om de vill. 

7. Måste alla få sina 15 minutes of fame? En sista och lite känslig, men ack så viktig, fråga att ta beslut om är om alla som vill ska få prata, om vad de vill så länge de vill. En stor irritationsfaktor vid möten är nämligen ”rundorna”, där alla ska få prata en stund om sig själva och vad som faller dem in. Diskutera om det är ett vettigt sätt att använda allas tid på eller om detta kanske kan ske bättre på gemensamma och frivilliga fikaraster. 

8. Öva, öva, öva. När ni väl arbetat fram ert slutliga manifest är det dags att tillämpa – på vartenda möte! Ha tålamod, eftersom det rör sig om en kulturförändring, vilka ibland kan ta flera år. Det är lite som att skaffa sig en ny kropp eller bli maratonlöpare: ett ihärdigt och disciplinerat arbete varje dag som oftast ger resultat först på lite längre sikt. 

kickan