Mötescoachen: "Ta kampanjvägen till fler och rätt deltagare"

Hur får man rätt besökare och fler besökare? Det är en fråga som många event- och konferensarrangörer brottas med. Mötesexperten delar med sig av sina bästa knep.

Text Jörgen Dyssvold

Att få deltagare att vilja investera den tid och de pengar som krävs för att delta i olika typer av event och konferenser blir en allt större utmaning. Människor värderar idag tid högre än pengar och konkurrensen och vad man bör och kan lägga sin tid på är stor. Att därför förlita sig på enbart en traditionell inbjudan som skickas ut vid ett tillfälle räcker inte om målet är att få många av de rätta deltagarna att komma.
Det råder också ett antingen eller tänk som ofta ställer till det när man ska planera hur man ska få många och rätt deltagare till ett event eller möte. Många glömmer till exempel att man kan ha flera olika målgrupper, som bearbetas på olika sätt, vid olika tidpunkter och genom olika kanaler. Man kan också erbjuda olika priser, till exempel kostnadsfritt för de man absolut vill ska komma medan andra får betala för att komma.

Några menar att skillnaden mellan möten och event är att möten bjuder man in till medan event är något man marknadsför. Det är ett gammalt synsätt som riskerar att leda till färre deltagare än vad exempelvis en viktig konferens förtjänar. Idag är större möten också event och vägen till många och rätt deltagare går via att planera det hela som en kampanj, där en eventuell inbjudan bara är en av många aktiviteter. Så här kan det exempelvis gå till.

1. Identifiera dina målgrupper
I princip alla möten och event kan delas in i olika kategorier av deltagare. De kan vara de som (a) måste vara med, (b) bör vara med och (c) får vara med. De kan också vara indelade i grupper som till exempel beslutsfattare, opinionsbildare och andra intresserade. Ett första steg blir alltså att identifiera dina målgrupper och sedan lista dem efter den betydelse deras deltagande har för att ditt arrangemang ska bli lyckat.

2. Lägg sedan upp målgrupperna i en matris
Skriv därefter in målgrupperna i en tabell med några kolumner för aktiviteter och tidpunkter och en för deltagaravgift. Du kan också lägga till en kolumn som anger om gruppen ska kunna anmäla sig direkt eller bara kunna ansöka om inbjudan.

3. Skapa en informationshub
Samla och lägg upp all information om ditt arrangemang på en central plats, till exempel en eventwebbsida. Där bör finnas information om tid och plats, vad det handlar om och några exempel på medverkande och aktiviteter. Lägg också upp ett system där intresserade kan göra anmälan och/eller intresseanmälan.

4. Försök inte sälja grisen i säcken
Ofta är man ivrig, vill komma ut i ett tidigt skede och överväger att gå ut med en så kallad ”save the date”. Det kan fungera om man heter Apple och planerar en presentation av en ny iPhone. Men för de flesta andra krävs att man kan presentera minst ett par exempel på medverkande och aktiviteter innan man lyckas övertyga någon att investera tid och pengar nog för att anmäla sig.

5. Planera aktiviteter och budskap per målgrupp
Till en grupp kan det handla om en serie epost-inbjudningar där varje presenterar en medverkande och en aktivitet. Det kan också vara annonser med olika budskap, poster i sociala mediekanaler eller gerillaevent på platser där målgruppen rör sig. I alla aktiviteter hänvisar du till var de hittar mer information och anmäler sig eller kan göra intresseanmälan.

6. Genomför sedan aktiviteterna i tur och ordning
Den målgrupp du rangordnat som viktigast och som ofta också kan anmäla sig direkt till ett lägre pris bör vara de som först får information om ditt arrangemang. Följ därefter din plan och genomför alla aktiviteter du planerat vid de tidpunkter du bestämt.

7. Bekräfta anmälan direkt och senare igen
Många som anmäler sig väntar på bekräftelse innan de bokar något i sin kalender. Det är därför viktigt att ditt system eller någon skickar bekräftelse så snart det bara är möjligt. Om du erbjuder möjlighet att ansöka om en inbjudan bör du vara tydlig med när de får besked och sedan på rätt dag skicka ut inbjudningar med anmälningslänk alternativt besked om att det är utsålt. Du kan också erbjuda möjlighet att skriva upp sig på väntelista om det är fullt. Till sist bör du också påminna om arrangemanget minst ett par dagar innan det ska äga rum. Då säkerställer du att så många som möjligt också dyker upp, med rätt förväntningar och att ditt arrangemang blir lyckat.

8. Ta hjälp
Var heller inte rädd att ta hjälp med de delar som du inte kan eller hinner själv. Alldeles för många riktigt bra arrangemang får nämligen inte idag det antal deltagare de förtjänar. Det om något är slöseri med både tid och pengar.

kickan