Kickoff

Mötes- och eventtrender 2018

2017 närmar sig slutet och det är strax dags att skriva 2018. Vi samlade insikter från personer inom branschen och lusläste ett helt gäng trendrapporter för att kunna ge dig den kanske mest kompletta guiden till mötes- och eventåret 2018. Här är ett gäng saker som pågår och som du garanterar kommer få se mer av 2018.

ÖVERGRIPANDE TRENDER

Kortare event och aktiviteter
Flerdagarskonferenser blev endagars. Trenden fortsätter mot halvdags-event och konferenser eller ännu kortare. Presentationer och aktiviteter blir också kortare och mer koncentrerade. 15 minuter blir under 2018 på riktigt den nya timmen.

Ett större fokus på säkerhet
Efter hot och attacker mot exempelvis konserter och klubbar är det idag ett måste för arrangörer att tänka på säkerheten. Det handlar om att skydda fysiska tillgångar och människor men också IT-säkerhet. Skydd mot avlyssning via t ex telefoner börjar också komma upp på agendan.

Lekfullare och spelifierade
Idag är kampen om människors tid knallhård och alternativen för vad vi kan spendera vår tid på så många. I den konkurrensen behöver och kommer event och konferenser också bli mer lekfulla. Spelifiering är en stark trend som kommer göra intåg också på event och möten.

PLATS OCH MILJÖ

Personligare service
De nya generationerna av event- och mötesdeltagare vill ha ett mer personligt bemötande. Servicepersonalen tillåts att både se ut och agera mer personligt och individuellt. Strikta uniformer ersätts av mer lediga eller blandade klädstilar.

För inre och yttre hållbarhet
Miljömärkt är inte längre bara önskemål utan en hygienfaktor, men hållbarhet handlar också om hur vi reser till event och vad vi äter. Mer fokus behöver också läggas på inre hållbarhet, t ex att våra kroppar behöver rörelse minst en gång per timme, mindre socker och alkohol. Många har också börjat erbjuda stilla och tysta zoner för återhämtning och meditation.

På nya platser
En trend som fortsätter är den att välja nya och annorlunda platser för event och större möten. En stor möjlighet för kultursektorn, exempelvis teatrar och museer, att erbjuda alternativa miljöer och tjäna helt nya pengar under dagtid då man annars ofta står tomma.

Mer kreativ möblering och mer färg
Kopplat till trenden med mer lekfullt och spelifierat kommer också möbler, scenografi, dukar med mera bli mer lekfulla med mönster och färger. Istället för lågmälda stolar i raka rader kommer vi få se blandade möbler i blandade färger och grupper.

INNEHÅLL

Med selekterat innehåll och medverkande
Vi kommer få se exempel där man låter potentiella deltagare ge förslag på vilka ämnen man vill ska tas upp, vilka som ska medverka och vad man vill höra dem prata om. Det kommer bidra till att vi får se helt nya ansikten på våra konferens- och eventscener.

Mer förproducerat innehåll
Inspirerat av TEDx och andra event kommer fler inslag att vara förinspelade, t ex intervjuer eller presentationer. Det ger mer koncentrerade inslag, större variation i upplevelse och färre resor för föredragshållare och andra som slipper resa till andra sidan jorden för ett kort framträdande.

Mer kulturella inslag
Musik, konst och andra inslag från kulturen kommer bidra till att göra event och större möten mer lekfulla och större upplevelser. Film och teater kan inspirera till helt nya arbetssätt.

Fler dåliga exempel
Att presentera goda exempel är numera obligatoriskt vid större konferenser. Men vi har mycket att lära också av misstagen. Event som Fuckup Nights inspirerar till att låta också människor som misslyckats att dela med sig av sina ofta dyrköpta och viktiga erfarenheter.

AKTIVITETER

Nya aktiviteter på scenen
Traditionella powerpoint-presentationer ersätts idag i rask takt av föredrag utan bilder, ”talks”, pecha kucha, soffsamtal, spaningar eller s k lägerelds-sessioner – en 20 minuters presentation som följs av ett lika långt samtal med publiken och där också föredragshållaren sitter ned.

Större variation
Det traditionella med en förmiddag av bara presentationer och eftermiddag i mindre grupper blir mer mixat, där varje presentation från scenen följs av utrymme för deltagarna att reflektera och diskutera i grupper.

Mat & dryck med större valfrihet
När idag nära varannan deltagare har speciella kostönskemål blir det svårt att hålla fast vid ”one size fits all” menyer och rätter. Bufféer med vegetariska basrätter och med proteiner och kolhydrater som tillval är ett sätt att lösa det, food trucks vid event ett annat. Vi ser också allt mer inslag av grönt och en större medvetenhet om vad vi stoppar i oss, t ex krav på eko eller önskemål om att maten eller frukten är ”räddad”.

Måltider blir aktiviteter eller egna event
Från att maten sågs mest som funktionell (för att tanka näring) blev maten en upplevelse. Nästa stora trend är att se hela måltiden som en aktivitet. Det kan handla om hur maten presenteras, hur vi delar på den eller att en temameny och det sätt den serveras på kan berätta en historia.

Mellanrum (aktiva pauser)
I de flesta utvärderingar får pauserna höga betyg. Trots det ser många arrangörer fortfarande dem som passivitet och utanför agendan. Men det blir idag allt fler som låter det som sker också utanför mötesrummet bli organiserade aktiviteter och viktiga delar av event eller större möten.

Tillsammanstittande
Vi gillar att både göra och uppleva saker tillsammans. Bion gick från att visa bara film till att idag erbjuda livesänd opera och teater och vi har fått mängder av sportbarer. Nästa steg blir kanske TV-seriebarer, e-sport på bio och fler event med förinspelade föredrag av modell TED Talks.

Sponsoraktivering
Från att tidigare ha nöjt sig med enbart exponering av sitt varumärke och associeras med ett event inser allt fler sponsorer och partners hur att ”bjuda på en upplevelse” sätter mycket starkare avtryck. Det kan vara allt ifrån att bjuda på mat eller dryck till duschar vid en festival eller att facilitera (leda) olika samtal i pauserna.

DELTAGARE

Mer aktiva deltagare
Passiva åskådare blir aktiva deltagare, bl a med hjälp av nya digitala tjänster i mobilen. Men också analoga aktiviteter kan bidra till mer interaktion, t ex när deltagare i grupper gör posters eller prototyper eller deltar i omröstningar genom att räcka upp färgglada kort.

Selekterad publik och mer mångfald
Inom TED säger man att vilka som sitter i publiken är lika viktigt som vilka som står på scenen och man kan inte anmäla sig utan att först ha ansökt om och fått en inbjudan. Detta börjar användas av allt fler och bidrar förhoppningsvis också till en större mångfald av deltagare vid event och större möten.

Matchmaking
Vid varje event eller större möte finns det andra som har samma intressen och behov som vi. Genom ny matchningsteknik inspirerad av dejtingbranschen kan man idag låta deltagare skapa en profil och inför ett event eller möte bli matchade med andra som man sedan kan hooka upp med live på plats.

OCH TILL SIST, TVÅ SAKER VI ÖNSKAR ATT FÅ SE MER AV UNDER 2018

Börja med varför och för vem
Låt oss hoppas att det blir mindre av ”pang på det praktiska” utan att man först ägnar åtminstone någon timme åt att komma överens om varför man organiserar eventet eller mötet, för vem man gör det och att sätta några mål som ska uppnås som ett resultat av eventet eller det större mötet.

Summering och uppföljning
Roligare event och möten skapar förutsättningar för bättre resultat, men i slutänden är det ju resultaten som räknas. Något som de flesta missar är att avsätta tid på slutet för summering, fördelning av uppgifter och att efter någon vecka eller månad följa upp vad av allt man kom överens om som också blivit gjort.

Listan är sammanställd av Jörgen Dyssvold, som är mötes- och eventdesigner vid byrån Herr Omar, mötesevangelist, förändringsfacilitator, ideellt arbetande styrelseordförande för TEDx Stockholm med mera.
Fler tips & trender hittar du på herromar.se.

kickan