Kickoff

Konsten att hålla mötet på banan

En genomsnittssvensk lägger varje arbetsdag ett par timmar på att delta i möten, men anser att bara hälften är meningsfullt använd arbetstid. Alla de här slösmötena kostar oss massor av värdefull tid och energi och våra arbetsgivare minst 150 000 kr per medarbetare och år. Förutom att både deltagare och möten är för dåligt förberedda eller att fel och för många personer deltar, visar de undersökningar som gjorts att dålig mötesledning är en av de största bovarna i dramat. Vi lägger därför i detta nummer extra fokus på vem som bör leda möten och hur för att de ska bli bra och meningsfulla.

Text Jörgen Dyssvold

Vem ska leda mötet?

En skicklig mötesledare har en kombination av rätt egenskaper och kunskaper. Det handlar om att lyssna och tolka övriga mer än att prata själv. Man behöver kunskap om olika metoder och processer, men också kunna leda kommunikation – den aktivitet som möten ju faktiskt handlar mest om.
Det är vanligt att chefen leder alla möten själv. Men, som chef hinner man inte alltid förbereda varken sig själv eller andra på ett bra sätt. Det är också lätt att som chef reflexmässigt bli partisk, censurera, gå i försvar och ta död på viktiga idéer och diskussioner.

Ett annat misstag som många gör är att man frågar om någon är frivillig att leda mötet, särskilt vanligt vid större konferenser. Den som räcker upp handen är oftast någon som vill synas och höras mer och detta är mindre bra egenskaper för en skicklig mötesledare.
Den som leder mötet bör alltså vara någon, helst inte chefen, som är skicklig på att lyssna och leda andra på ett metodiskt sätt. Det bör också vara någon som hinner och tillåts att lägga tid på att förbereda sig själv och andra och som inte har ett alltför stort behov av att få egen uppmärksamhet.

Rondellkörning är (oftast) slöseri med tid

En vanlig företeelse vid avdelnings- och projektmöten är att låta alla få utrymme att dela med sig av vad har på bordet och i huvudet just nu. Risken är att några är undernärda på uppmärksamhet och viker ut sig i oändlighet om barn, känslor, liv och annat. Om du ska köra rundor är det därför viktigt med tydliga spelregler kring vad man tar upp och hur lång tid varje deltagare har – och har modet att avbryta.

Undvik dikeskörningar

Dikeskörningar är när möten plötsligt handlar om annat än det som var syftet eller på agendan. Som mötesledare griper man då in och meddelar att det är en viktig eller intressant fråga, men för ett annat tillfälle. Skriver ned och ta upp den vid senare tillfälle, eller direkt efter mötet om de som berörs vill och kan stanna en stund extra.

Mota konferenstrollen i grind

En vanlig företeelse vid större kon- ferenser med externa deltagare är konferenstrollen. Ofta visar de sig när det blir utrymme för frågor och de stjäl micken plus en massa tid för att istället hålla föredrag. Du kan hantera detta genom att låta deltagare skicka in frågor via mobilen, eller ha tydliga regler och avbryta direkt om någon bryter mot dem.

Stoppa ekorrhjul

Ekorrhjul uppstår när möten saknar tydlig ledning. De kan yttra sig som långa ändlösa diskussioner eller debatter där ingen bryter in. Man avbryter enklast ekorrhjul (det kan vara ledaren eller du som deltagare) genom att gå in och konstatera att det finns x olika alternativ, preciserar dem och föreslår en omröstning.

Nyhetsarkiv

Senaste nyheter

Jörgen Dyssvold är mötesdesigner vid mötesbyrån Herr Omar och har mer än 20 års erfarenhet av att planera och producera allt ifrån TEDx konferenser till världsrekord och presidentbesök. Han är också skapare av Meetfulness – läran om hur man skapar möten som uppnår målen och har kul på vägen. Du kan komma i kontakt med Jörgen via herromar.se

kickan