Kickoff

Konsten att bota mötessjukan

En svensk tjänsteman lägger i genomsnitt runt en tredjedel av sin arbetstid på möten. Men bara hälften av tiden anses vara meningsfullt använd. Dåliga möten kostar svenska arbetsgivare 170 miljarder om året, vilket är fyra gånger ”den skenande kostnaden för sjukskrivningar” som man idag diskuterar friskt.

Text: Jörgen Dyssvold

Om vi lyckades bota mötessjukan skulle det, förutom att bespara arbetsgivare runt 150 000 kr per tjänsteman och år, konkret också bidra till minskad stress och ohälsa. Det är därför som fler svenska chefer behöver inse problemet och engagera sig i frågan.

Egentligen är det rätt enkelt. I undersökningar visar det sig nämligen att det nästan alltid är tre saker som felar: Fel och för många personer deltar, alla kommer oförberedda och mötena leds på ett dåligt sätt. Det skulle kunna vara så enkelt som att ta upp och diskutera det här på ett möte.

Men så enkelt är det sällan. Alla de här dåliga mötena beror nämligen främst på att man har en dålig möteskultur och kultur ändrar man inte på de timmar det tar att skriva en strategi. Kultur äter alltid strategi till frukost och den består av väl invanda mönster som i sämsta fall tar årtionden att förändra.

I det här avsnitt av mötescoachen väljer vi att fokusera på de vanligaste felen som bidrar till dåliga möten. Hur ser det ut hos er? Vårt bästa tips för att förändra en dålig möteskultur är att ni, istället för att skriva ett strategidokument, inför tydliga principer för hur ni ska arbeta inom de sex områden som beskrivs nedan.

Se till att ha tålamod dock. Om du vill se förändring på riktigt krävs tydlighet och uthållighet. Lyckas du med det kan en dålig möteskultur botas på i bästa fall ett par år. Mötessjukan kan botas. Låt oss därför göra det. Här kommer de vanligaste och allvarligaste misstagen.

Man har inte en aning om varför man ses

Att kalla människor till möten kostar pengar, tid och energi och man hindrar dem från att utföra andra arbetsuppgifter. Möten utförda på rätt sätt kan göra stor skillnad, men bara om alla är klara över varför man ses, förväntas investera tid och energi och har en tydlig idé om vad mötet ska leda till.

Vartannat möte saknar ett sådant tydligt syfte. De genomförs på rutin, exempelvis samma tid varje vecka med exakt samma agenda, samma människor som får prata lika mycket och är minst en timme långa.

Smarta organisationer har en princip om att inga möten genomförs på rutin. Det ska finnas ett tydligt och definierat syfte innan man ens får kalla till ett möte. Man är tydlig med syftet när man kallar till mötet och inleder varje möte med att gå igenom och bli överens om syftet.

Vi snackar inte om tid

Att ta sig igenom bakgrund, utmaningar eller möjligheter, idé på lösning, förslag till och att ta beslut tar tid. Men, hur mycket tid det behövs varierar starkt beroende på vad frågan är.

Trots det är det sällsynt att man diskuterar hur lång tid man behöver för att gå igenom och komma till beslut i en fråga. Av gammal vana och norm blir de flesta möten därför en timme långa eller mer, eftersom man efter en timme kommer på att man behöver komma överens också om nästa steg.

Att bestämma rätt längd på ett möte är lika omöjligt som att svara på frågan om hur långt ett snöre är. Det beror nämligen på. Smarta organisationer har därför en princip om att man alltid diskuterar hur lång tid som behövs för varje fråga. Deras möten är bara så långa som de behöver vara, ibland sju minuter och andra gånger tre kvart.

Man bjuder in för många

Att alla ska med kan vara en bra princip. Men, man åstadkommer inte det genom att alla ska delta i allt, oavsett om de är involverade eller inte. När man frågar deltagare varför hälften av alla möten blir dåliga är ett av de vanligaste svaren att det är fel och för många personer som deltar.

Smarta organisationer kallar därför bara de deltagare som måste vara med och bara den tid som krävs för att uppnå syftet. Andra kan bjudas in men då som åskådare, där det tydligt framgår att man är välkommen att komma med men då för att lyssna och bara om man vill och kan.

Alla kommer oförberedda

I bästa fall har åtminstone den som leder mötet förberett sig, läst in agenda och underlag. Mer ovanligt är att deltagarna i god tid fått underlag i rätt form, med direktiv och chans att läsa in sig för att kunna komma förberedd.
Konsekvensen av det blir att halva mötestiden eller mer går åt till att man i grupp behöver gå igenom sådant man skulle klarat av individuellt i förväg. Det är ett enormt slöseri med mångas tid.

Smarta organisationer har därför regler om vilken form underlag ska ha, när de senast ska skickas ut med krav på att alla går igenom det. Man har också regler för att frågor som väcks under mötet eller saknar underlag automatiskt bordläggs till ett senare tillfälle där alla fått chansen att förbereda sig.

Vi kommer inte överens om vad som ska göras

Alldeles för många möten avslutas för att tiden är slut och inte för att man är klar över vad som ska göras, av vem och kanske hur. Man lägger alldeles för stor tilltro till att de som deltar ska förstå vad som behöver göras och att rätt person automatiskt ska ta initiativ till att göra det.

Resultatet blir att man möte efter möte diskuterar samma frågor för att bara konstatera att inget nytt hänt sedan senast.

Inom smarta organisationer finns därför en princip om att minst fem minuter på slutet ägnas åt att gå igenom vad som behöver göras, av vem, när och ibland också hur för att kunna uppnå det man kommit överens om.

Det sker ingen uppföljning

I bästa fall är det en vecka och i sämsta fall ett år senare som man ses igen och konstaterar att ingen hunnit eller prioriterat att göra det man uttalat eller outtalat kom överens om. Man ger slentrianmässigt alla en ny chans att till nästa vecka eller i värsta fall nästa år fixa det.

Inom smarta organisationer finns rutiner för att direkt efter mötet skicka ut en sammanfattning av vad som ska göras och av vem. Någon vecka eller månad senare skickar man ut en påminnelse och ber alla berörda om en återkoppling på hur de ligger till.

På så sätt säkerställer man att nästa möte kommer att handla mer om alla framsteg man gjort och mindre om vad någon borde förstått att de skulle göra, men inte förstått, hunnit eller prioriterat.

kickan