Kickoff

Tydliga regler bidrar till lyckade möten

Vi lever i en omvälvande tid. Inte bara när det handlar om polarisering och politisk utveckling runtom i världen. Också när det kommer till hur vi beter oss i mötessammanhang är det mycket som blivit sämre. Men, den situationen är inte värre än att den går att få ordning på. Lösningen handlar om att prata om det och komma överens om vilka regler som gäller. 

Text: Jörgen Dyssvold

Uppmärksamheten måste (tydligen) förtjänas
Vi lever i ett nytt underhållningssamhälle där allt, till och med föreläsningar vid en konferens, behöver vara underhållande för att få den uppmärksamhet det förtjänar. Om det inte är roligt så måste det åtminstone vara intressant. 

Frustrerande, eller hur? Åtminstone för oss runt 98% som inte har en medfödd talang för att underhålla eller har fått utbildning på hur man gör det. 

Halva lösningen ligger i att fundera på hur vi kan bygga upp våra föreläsningar eller presentationer så att de blir mer underhållande eller åtminstone mer intressanta. Det kan vi göra genom att plocka in personliga historier där vi kanske till och med vågar skämta lite om oss själva. 

Andra effektiva verktyg är att använda relevanta videoklipp, ljudklipp, rekvisita eller att presentera information på nya intressanta sätt, exempelvis med så kallad infografik. 

Den andra halvan av lösningen är att prata öppet om det. Mitt bästa tips är att diskutera roller i början av varje möte och då särskilt deltagarens betydelse för att mötet ska bli lyckat. Vädja om deltagarnas hjälp med fokus, att de avbryter om de inte förstår och gärna sparar sådant som inte hör till mötet till nästa rast eller efteråt. 

Ingen tar längre anteckningar (på papper)

Som föreläsare kunde man tidigare läsa av sin publik genom att följa vad de antecknade. Idag är det sällsynt att någon har papper och penna med sig vid möten och föreläsningar. Det trots att så mycket forskning visar att vi minns mer och bättre när vi antecknar för hand. Tydligen har det att göra med att pennans fysiska rörelse över papperet när vi ritar bokstäver och bilder starkt bidrar till att programmera in ny kunskap i hjärnans långtidsminne. 

Ett tips är att påminna om just det. Se till att block och pennor finns till hands, kanske förberett i en korg eller låda som kan skickas runt. En bonus för dig som ledare eller föreläsare blir som sagt att du kan lära dig vad som är intressant eller inte genom att notera vid vilka tillfällen deltagarna gör anteckningar. 

Deltagare jobbar med annat
Det mest bedrövliga jag själv upplevt var för ett antal år sedan då jag arbetade inom en stor hotellkedja. Det var dags för säljkonferens. Alla tog plats och fällde upp sin dator, öppnade mailen och började jobba med annat. Det fortsatte de med under tiden person efter person höll föredrag och presenterade saker. 


Multitasking är en bra ide i teorin men fungerar i praktiken lika dåligt som att köra bil efter en blöt kväll på krogen. Vår hjärna klarar helt enkelt bara av att hålla fokus på en uppgift i taget. 

Resultaten från den senaste versionen av Microsoft Workplace Analytics visar att vi i genomsnitt lägger en fjärdedel av all tid vi spenderar i möten på att multitaska, alltså göra annat än det mötet handlar om under tiden som mötet pågår. 

Vi har alla suttit i konferenser bredvid eller nära någon som sitter och knattrar på sin dator. Ljuset från skärmen och ljudet från knapparna men också beteendet både distraherar och stör övriga. Att multitaska vid möten är därför både dåligt och respektlöst. 

Ett sätt att hantera det här är att sätta regler och kommunicera dem inför mötet och när mötet startar. En bra huvudregel är att digitala prylar är tillåtna att använda men bara om och när de behövs för själva mötet, kombinerat med en vädjan om att spara allt inte som hör till mötet till rasterna eller efter mötet. 

Kroppen är där men fokus någon annanstans
Det är tyvärr inte ovanligt att rummet är fullt av kroppar men att upplevelsen är att många i tanken är sig någon helt annanstans. Det handlar inte bara om att man är inne på annat på sin mobil, padda eller dator utan också om att tankarna är på något annat. 

I det stressade samhälle som vi lever i idag kan det vara svårt att landa i nuet. Det finns sätt att hjälpa både dig själv och deltagarna att landa i nuet och mötet och det behöver inte vara så svårt som att inleda med gemensam meditation, även om det också fungerar effektivt.

En enklare metod är att inleda med en reflektionsövning. Det kan vara något som mötet handlar om men kopplat till den egna personen. Att exempelvis vid ett säljmöte be alla att under en minut enskilt reflektera över vilket kundmöte den senaste veckan som har varit mest minnesvärt och varför. Efter övningen kan man öppna upp för den som vill att dela med sig av sina tankar. 

Våga sätta och presentera regler
Priya Parker introducerar i sin läsvärda bok The Art of Gathering begreppet popup-regler. Det handlar om regler som vi sätter upp för en speciell aktivitet exempelvis under ett möte. Det bygger på samma princip som att varje sällskapsspel kräver att vi är överens om vissa regler innan vi kan börja spela. 

Forskning visar att vi människor gillar regler. Vi är programmerade till att försöka förstå och vilja leva upp till andras förväntningar. Att få tydliga ramar och regler gör att det blir lättare att förstå vilka förväntningarna är och kan därför förhålla oss till dem. 

Vi leder genom exempel
Sist men långt ifrån minst viktigt är det faktum att vi skapar normer och beteenden mest genom det vi själva gör och inte vad vi säger. Alla som har barn är väl bekanta med detta.

Den tidigare nämnda studien från Microsoft visar att för chefer som själva skickar mail och annat under möten är sannolikheten mer än dubbelt så stor att också övriga i gruppen följer exempel och tar till sig samma dåliga beteenden. 

Ett sätt att råda bot på en dålig möteskultur är alltså att våga sätta, kommunicera och vara tydlig med vilka regler som gäller. Men för att det ska fungera krävs också att vi som är chefer eller leder möten följer samma regler, utan undantag. 

kickan