Dra av rätt för konferensen
Konferenser och kickoffer är i allmänhet avdragsgilla, men det finns ett antal schablonbelopp att ta hänsyn till. En annan viktig tumregel är att merparten av dagen ska bestå av konfererande och att aktiviteterna inte är lyxbetonade. En annan gränsdragning som man bör vara vaksam på är den mellan konferensaktivitet och personalvård.
2009-10-27 15:23 Konferenser är inget enhetligt begrepp i Skatteverkets värld. De delas istället upp i flera olika typer av avdrag. Medarbetare som åker på konferensresa beskattas normalt inte för resan. Villkoret är dock att det handlar om en renodlad konferens. Det är självklart helt acceptabelt att ha inslag av nöje och rekreation på en konferensresa, men tumregeln är att merparten av tiden, sex timmar per dag eller trettio timmar per vecka, ska bestå av affärsrelaterade möten för att konferensen ska bli avdragsgill.
– Om resan sker under en helg, till ett populärt turistmål eller till en mycket avlägsen plats så riskerar konferensen att förmånsbeskattas. Det som avgör i slutändan är dock hur stort utrymme som getts för nöje och rekreation respektive konfererande, men vi gör en helhetsbedömning där syftet med resan, vilken nytta resan kan få för verksamheten och konferensens upplägg spelar in, säger Peter Lindholm, skatterättslig expert på Skatteverket.
Se upp med lyxbetonade aktiviteter
Den mat som äts på en konferens får dras av, men utgifterna får inte överstiga 90 kr per person och måltid. Schablonbeloppet för kringaktiviteter på en konferens, exempelvis en teaterföreställning eller en chokladprovning, är 180 kr per person. Summan som överstiger dessa två belopp kan alltså inte dras av och eftersom många aktiviteter och måltider kostar mer än schablonbeloppet tillåter så innebär det att en del dras av, medan en del beskattas som vanligt. Om ni bjuder konferensdeltagarna på snacks och enklare förtäring, exempelvis i samband med ett mingel, så är avdragsgränsen 60 kr per person.
– Det gäller att se upp för lyxbetonade aktiviteter, de är nämligen inte avdragsgilla. Gränsen för vad som räknas som lyxbetonad aktivitet kan ibland vara svår att dra, men att hyra en lyxyacht eller ta med sig personalen ut på en jaktutflykt ingår definitivt i den kategorin, säger Peter Lindholm.
Han rekommenderar att man ringer sin revisor eller Skatteverket och dubbelkollar så att de konferensaktiviteter som man planerar verkligen är avdragsgilla. Det är lätt att missa när man är mitt uppe i planeringen av sin konferensresa.
Den som väljer att åka på utlandskonferens och funderar på att ta med sig sin make, sambo eller barn bör vara medveten om att de anhörigas resa och omkostnader inte kan dras av och att deras omkostnader ska redovisas separat och betalas med skattade pengar om de inte har någon anknytning till företaget. Peter Lindholm rekommenderar att man gör ett schema för konferensdagarna. Det är dels bra att ha om Skatteverket skulle ifrågasätta avdragen som gjorts, dels så gör det att ni får en bra överblick över hur stor del av dagen som sätts av för konfererande och hur stor del som består av aktiviteter.
Incentiveresor i kombination med mässbesök avdragsgilla
Han får ofta frågor om vilka konferensaktiviteter som är avdragsgilla. En tumregel är att aktiviteten inte får vara av privat karaktär för deltagarna. En incentiveresa, som medarbetare ofta får som gåva av sin arbetsgivare om de exempelvis lyckats uppnå ett visst säljmål, är ofta ett gränsfall mellan privat konsumtion och en avdragsgill utgift. Om resan kombineras med exempelvis ett besök på en mässa eller ett par dagars konferens så kan den delen av resan dras av, medan de dagar som i huvudsak består av rekreation förmånsbeskattas. Det innebär att förmånen beskattas av medarbetaren själv, som ett komplement till lönen.
– Schablonavdragen för måltider och aktiviteter är relativt låga, men ett nytt avdrag beviljas för varje måltid, vilket innebär att man kan dra av för frukost, lunch och middag varje konferensdag. Detsamma gäller aktivitetsavdraget på 180 kr per person. Om man exempelvis gör en gemensam aktivitet på förmiddagen och en på kvällen så kan man dra av sammanlagt 360 kr per person och dag, säger Peter Lindholm. Av: Annika Wihlborg
