Lär dig hantera olika mötesprofiler
Beteendevetaren Nina Jansdotter har delat in mötesdeltagare i åtta kategorier. En person består ofta av en kombination av flera olika personlighetstyper, men en av dem dominerar i allmänhet. Ta en titt och se vilken personlighet du själv och dina kollegor antar när det är dags att samlas till möte.
2010-08-13 12:51 - Avsätt tid för att spara mötestid. De flesta har intentionen att bli effektivare, men stress kommer i vägen. Man kommer för sent, man hinner inte planera någon agenda och störs av telefoner som ringer och alltför små tidsramar och obefintliga marginaler till nästa möte. Det gör att även personer som har intentionen att vara effektiva på ett möte istället blir ineffektiva, säger Nina Jansdotter.
Nina Jansdotters åtta mötestyper och tips på hur du hanterar dem:
Grå Musen
Följer strömmen och har ingen egen åsikt. Är neutral och tillför i princip ingenting till mötet. Säger sällan något på mötet och lider ofta av blyghet eller rädsla av att framföra sina egna åsikter. Även om alla människor ansvarar för att själva ta för sig på mötet så kan grå musen behöva en hel del hjälp på traven. Ge honom en konkret uppgift, ett ansvarsområde som ska redovisas eller be om personens åsikt med jämna mellanrum. Uppmuntra personen att ta för sig och var tydlig med att det är viktigt med delaktighet och att våga bidra till mötet för att det ska bli effektivt.
Mötesmamman
Tar hand om alla mötesdeltagare, ser till att det finns kaffe, tillräckligt många stolar och att de andra mötesdeltagarna har det bra i största allmänhet. Ser det som sitt ansvar att alla mår bra och har allt som behövs för att kunna genomföra ett effektivt möte, men glömmer ofta bort att bidra själv till agendan. Ge mötesmamman avlastning genom att hjälpa till med praktiskt arbete inför och efter mötet. Ge personen gärna en konkret uppgift som inte är praktisk utan snarare har med mötets agenda att göra, då flyttas fokus från att hämta kaffe till att bidra med sina åsikter i en strategisk fråga på agendan.
Pratkvarnen
Är oändligt långrandig. Gör många ostrukturerade inlägg som ligger utanför mötets agenda och släpper ogärna ifrån sig ordet när han väl fått det. Långa utläggningar som innehåller rikligt med ovidkommande detaljer är pratkvarnens specialitet. Sätt tidsgränser och låt varje mötesdeltagare ha ordet en minut i taget, våga avbyta pratkvarnen eller säg något i stil med ”Tack för ditt inlägg, nu är det dags att lyssna till vad de andra mötesdeltagarna tycker”. Om pratkvarnen inte fattar vinken kan det vara läge att ta personen till sidan efter mötet och förklara att du uppskattar engagemanget, men föredrar om han då och då låter andra människor komma till tals och synas.
Ordföranden
Tar på sig rollen att styra upp mötet. Finns i två varianter. Dels den formella ledaren med relativt liten formell makt, dels den informella ledaren som egentligen är den som bestämmer i praktiken. Den formella mötesledaren kan behöva sätta ner foten och visa vem som verkligen bestämmer på mötet. En informell ledare har många bra egenskaper. Exempelvis så är de ofta ansvarstagande, engagerade och genuint intresserade av sina kollegors välbefinnande. Om du hamnar i en situation där den informelle ledaren tar för stort utrymme, hänvisa till chefen med motiveringen att det faktiskt är han som har de formella befogenheterna.
Supportern
Väljer aktivt sida när det gäller vilka förslag som ska stödjas, men kommer aldrig med några egna förslag eller idéer. Supportern väljer vilken sida han ska stötta utifrån vad som gynnar honom bäst för stunden. Kan vara rädd för att visa sina egna åsikter och vill gärna vara sin omgivning till lags. Hantera supportern genom att ta honom på pulsen. Fråga vad han har för åsikt i en specifik fråga, om han hänvisar till någon annan gäller det att upprepa frågan och poängtera att du faktiskt är ute efter dennes åsikt och ingen annans. Ge supportern ordet på möten och var extra noga med att låta honom formulera sin åsikt i olika frågor.
Opponenten
Har satt i system att alltid tycka tvärtom och sätta sig på tvären. När resten av gruppen är enig är opponenten ofta den som är minst villig att godkänna ett förslag. Förändringsrädsla är ofta opponentens främsta drivkraft, de föredrar att saker och ting fortsätter att vara som de alltid har varit. Att säga nej fungerar för opponenten som en maktdemonstration och ett sätt att få uppmärksamhet. Ofta kan han behöva mer information för att känna sig säker när det är dags att fatta beslut, så tillhandahåll gärna lite mer ”kött på benen”. Ett annat knep för att hantera opponenten är att försöka lyssna på kritiken och ställa frågor kring vad som egentligen döljer sig bakom personens kritiska hållning.
Analytikern
Vill alltid analysera ett varv till innan han fattar ett beslut. Påminner om opponenten, men är mer påläst och grundlig. Analytikerns styrka är att bromsa de kollegor som har en tendens att gå får fort fram genom att mana till eftertänksamhet och djupanalysera saker och ting. De ser till varje detalj och lämnar inget åt slumpen, vilket också kan vara analytikerns svaghet eftersom de kan ta lite väl lång tid på sig och filar på för många detaljer ibland. Ge analytikern tydliga deadlines och poängtera när något är good enough och det är dags att gå vidare till nästa uppgift, så hjälper du honom att ta vara på sina styrkor.
Clownen
Tillför humor, skratt och ironi till mötet. Kan fungera som dörröppnare, men kan också såra andra mötesdeltagare, ofta omedvetet. Clownen ser det som sin uppgift att lätta upp stämningen och tillföra en humoraspekt till mötet och kan skapa en brygga mellan människor när diskussionerna blir tuffa eller andra mötesdeltagare försöker markera revir. Clownen kan dock lätt fastna i ”skämtfacket”, vilket hindrar dem både på mötet och i karriären i stort. Ge clownen lite svårare och mer komplexa uppgifter som hjälper honom att lägga undan sin skämtsamma sida då och då. Risken är annars att han utestängs från utvecklande diskussioner och uppgifter som kräver eftertänksamhet.
Av: Annika Wihlborg
