Möteskokboken ger grundrecept och enkla knep för roligare möten
Moderatorerna Erik Matsson och Anna Jöborn sökte en praktisk och lättöverskådlig handbok i mötesteknik, men hittade ingen sådan på marknaden. De bestämde sig då för att skriva ”Möteskokboken”, där de presenterar åttio tekniker som kan tillämpas för att göra möten mer målstyrda, intressanta, kvalitativa och meningsfulla. Upplägget inspirerades av kokböckernas värld och tanken är att läsaren ska kunna välja och blanda fritt och enkelt kunna hitta sina favorittekniker.
2010-03-05 09:58 - Vi skapade en pedagogisk ”receptsamling” där vi samlade våra egna favorittekniker som vi använt under våra fjorton år som moderatorer. Kokboken är egentligen två böcker som kompletterar varandra. I den första presenterar vi trettio grundtekniker för effektiva möten, en slags bas som man kommer rätt långt med. I den andra boken presenterar vi ytterligare femtio metoder som bygger på de trettio grundläggande teknikerna, säger Erik Mattsson.
En kokbok full av mötesrecept
Han menar att den som vill ta på sig rollen som mötesledare på ett företag har mycket att vinna på att behärska många olika tekniker, så man kan välja en teknik som passar alla tillfällen, oavsett om det är dags för måndagsmöte, idégenereringsmöte eller planeringsmöte. Bland grundmetoderna finns parsamtal, där mötesdeltagarna paras ihop två och två och tar en kort promenad tillsammans för att diskutera en mötesfråga, till fyra hörn, där deltagarna får välja att ställa sig i ett hörn i rummet beroende på vilket ställningstagande de väljer i en viss fråga.
- Vi ville visa att man kan förändra mötets upplägg och resultat markant med relativt enkla medel. Jag uppmanar organisationer att prova sig fram och våga testa olika tekniker. Ni behöver inte förändra hela er möteskultur över en natt, då kan förändringen bli överväldigande. Prova istället att införa små förändringar och se vilken respons det får från mötesdeltagarna, säger Erik Mattsson.
Han tycker generellt sett att en alltför stor del av mötestiden består av informationsutbyte snarare än interaktion och diskussioner. Om halva mötestiden exempelvis består av en dragning med hjälp av powerpoint eller att chefen informerar om ett nytt projekt så kan man fråga sig om den informationen skulle kunna delges på ett mer effektivt sätt, exempelvis genom att skicka ut den via e-post eller läggas ut på intranätet.
- Använd mötestiden till att i första hand dra nytta av alla mötesdeltagares resurser. Prioritera övningar där de får en chans att diskutera och dela med sig av sina åsikter och därefter komma fram till en gemensam lösning. Om ni har ett behov av att informera på mötet så kan det utgöra en mindre del, som ett komplement till den information som sedan tidigare skickats ut till deltagarna, säger Erik Mattsson.
Humörmarkörer skapar snackis i början av mötet
Han har också designat små klistermärken, humörmarkörer som mötesdeltagare kan använda för att illustrera sitt humör för stunden. Genom att välja mellan ett femtiotal olika klistermärken som var och en illustrerar en sinnesstämning skapar man en ”snackis” redan i början av mötet.
Erik Matsson tycker att vi har kommit långt i arbetet med meningsfulla möten i Sverige. Många mötesanläggningar har investerat i kreativa och påkostade mötesmiljöer och teknik av senaste snitt. Det som saknas i dagsläget är lite hjälp på vägen i form av tekniker och kompetens om hur man åstadkommer ett effektivt möte.
- Våga vara lite lekfull när du provar olika tekniker, när vi har roligt och kan slappna av tillsammans ökar förutsättningarna för ett riktigt lyckat möte. Det finns en mängd knep för att alla mötesdeltagare ska kunna göra sina röster hörda. Ett av dem är dialogväggen, som tillåter deltagarna att skriva ner sina reflexioner på lappar som sätts upp på väggen. Genom att kunna dela med sig av anonyma tankar kring det som diskuteras på mötet ges även tystlåtna en möjlighet att säga sitt, säger Erik Mattsson.
Av: Annika Wihlborg
