Rätt ledarroll för varje möte
Varje mötessituation är unik och kräver olika ledarroller. Beroende på deltagarsammansättning, tidsramar och syfte med mötet kan en moderator, relationsledare, facilitator eller kanske en coach vara bäst lämpad. Den som behärskar flera olika ledarroller har större möjligheter att åstadkomma resultatinriktade möten.
2010-04-28 13:45 I sin bok har Krister Forsberg också kartlagt fem ledarroller för framgångsrika möten. Som mötesledare kan man variera mellan dessa olika ledarroller, beroende på syfte och deltagarsammansättning. Den första ledarstilen är coachen, som utmanar mötesdeltagarna genom att aktivt lyssna och ställa frågor som får individen eller gruppen att tänka till och själva hittar åtgärder som för mötet framåt. Coachen är en neutral resurs för individen eller gruppen som inte serverar några färdiga svar utan istället kommer med frågor som gör att mötesdeltagarna utvecklas och verkligen tänker till.
En annan ledarroll är moderatorn,som leder en diskussionsgrupp och verkar för att diskussionen genomförs lugnt och sakligt, att ordet fördelas jämnt mellan olika mötesdeltagare. Moderatorn fördelar ordet och ser till att diskussionen håller sig på rätt spår, att man håller sig till ämnet, säger facilitatorn Krister Forsberg, som skrivit boken ” Workshops och arbetsmöten- verktygslåda för meningsfulla möten”.
Relationsskaparen säkerställer att förväntningarna är på samma nivå
Det kan jämföras med facilitatorn, som leder gruppen genom att aktivt lyssna och ställer frågor som gör att gruppen tar hänsyn till helhetsbilden och alla faktorer som kan spela in när de fattar beslut. Facilitatorn har med sig en verktygslåda av tekniker som skapar engagemang, delaktighet, sammanhållning och höjer kvalitén på mötet. En mötesordförande leder istället mötet genom att fördela ordet, ser till att deltagarna håller sig till ämnet och att dagordningen följs. Mötesordföranden är en mötesdeltagare med egna åsikter som, till skillnad från många andra ledarroller, inte behöver förhålla sig neutral till mötets innehåll. Ytterligare en ledarroll är relationsledaren, vars främsta uppgift är att skapa en framgångsrik dialog om förväntningar, ambitioner och resultat. Relationsledaren säkerställer att mötesdeltagarnas förväntningar och engagemang ligger på samma nivå och att man har samma mål och förväntningar på resultat.
Använd agendan som ett kraftfullt mötesverktyg
En mötesagenda fyller flera viktiga funktioner för ett produktivt möte.Skicka en inbjudan via e-post i god tid före mötet. Av inbjudan ska mötets syfte, målet för mötet framgå tydligt. Bästa mötestiden är generellt sett från kl nio på morgonen och efter klockan tre på eftermiddagen.
- Fråga de deltagare som vill ha en egen agendapunkt hur mycket tid de behöver för sin presentation. Ha i åtanke att mötesdeltagarna så tidigt som möjligt vill veta varför de ska komma på mötet och vad som förväntas av dem. Utforma agendan som en tabell med rubrikerna agendapunkt, presentatör och tid. Var realistisk när du avsätter tid till de olika programpunkterna och kläm inte in för många agendapunkter, säger Krister Forsberg.
Skicka ut agendan till mötesdeltagarna dagen före mötet, påminn om möteslokal och tidpunkt. När det väl är dags för möte kan det vara bra att inleda med att introducera sig själv och tacka deltagarna för att de kommit. Gå igenom agendan och låt den fungera som en mötesplan, en checklista som säkerställer att ni hinner ta upp allt som behövs under mötets gång. Om deltagarna inte känner varandra kan du be dem hälsa på sin bordsgranne och förklara kort varför han eller hon har kommit till mötet.
- Involvera så många som möjligt under mötet, be om de mer tystlåtnas åsikt och tillåt inte storsnackarna att monopolisera diskussionen. Dela in deltagarna i bikupor så ofta som möjligt, det gör att alla kan komma till tals och tar udden av dominanta mötesdeltagare, säger Krister Forsberg.
Sammanfatta gärna vad ni kommit fram till då och då under mötets gång, det ger en känsla av att ni rör er framåt och en uppfattning om var ni befinner er i beslutsprocessen. Han påminner också om vikten av att avsluta varje möte med att klargöra nästa steg. Gör en ”åtgärdslista” med rubrikerna ”Vad, vem och när”, så minimeras risken för oklarheter kring vad ni kommit fram till och vem som ansvarar för vad, så tydliggör du också förväntningarna på var och en inför nästa möte.
Av: Annika Wihlborg
