Undvik konferensens klassiska fallgropar
Även om en konferensanläggning är både vacker, modern och lyxig så är det lätt att den positiva känsla och den energi man haft när man anlänt till anläggningen efter en stund förbyts i frustration eftersom konferensens tempo inte är så högt som man kan önska. Allt fler konferenskunder efterfrågar extern konsulthjälp såväl innan som under och efter en konferens och kraven på resultatinriktade konferenser har ökat i samband med lågkonjunkturen.
2010-06-16 11:53 - Företags mötesverksamhet har mycket att lära av konsultvärldens sätt att jobba. Med hjälp av en strukturerad process som ser till helheten, inför, under och efter mötet, kan man skapa effektivare och roligare möten, säger managementkonsulten Johan Törnhage, som lanserat konferenskonceptet ”Business Inclusive”, som ska öka kvaliteten och beslutskraften på konferenser.
Han menar att beslutsfattares tid måste nyttjas effektivare och att effektivare konferenser kan spara svenska företag miljontals kronor varje år. Ofta är det ledningsgruppen som åker iväg på konferens. Det är samtidigt den grupp i företaget som i särklass dyrast i drift. Den stora kostnaden för en konferens är som regel inte kostnaden för notan på konferensanläggningen. Värdet av att ledningsgruppen utnyttjar sin tid maximalt och fattar kloka beslut är väsentligt högre.
Mötesmodellen bör anpassas till företagets kultur
Johan Törnhage påpekar dock att konferensen bör anpassas till företagets kultur, man bör undvika att applicera färdiga ”mötesmodeller” som inte tar hänsyn till företags kultur och behov.
- Jag tror absolut att mötestjänster som hjälper konferenskunderna att skapa effektivare konferenser från förberdelser till uppföljning kommer att efterfrågas mer framöver. I framtiden kanske det blir en mer avgörande konkurrensfördel än aktiviteter, design, mat och sköna hotellsängar. Många konferensanläggningar fokuserar på att erbjuda attraktiva kringtjänster i form av matupplevelser, gruppaktiviteter, högklassigt boende och moderna mötesfaciliteteter, inom kort kommer allt fler förhoppningsvis också addera mötestjänster, säger Johan Törnhage.
- Det är hög tid att mötesindustrin vågar ta klivet in i konferenslokalen och erbjuder möten som skapar resultat. För att kunna attrahera kunder i framtiden måste man kunna sälja mer än vinpaket och fina miljöer. Möten som leder till mätbara resultat blir ett krav för framtidens mötesindustri, fortsätter Johan Törnhage.
Kraven på resultatskapande möten ökar
- Konferenskostnader är lätta att skära i när lågkonjunkturen kommer, men jag upplever att de företag som faktiskt åker på konferens gör det med eftertanke. Man åker definitivt inte på konferens bara för att komma bort, kraven på att det ska resultera i något är relativt högt ställda, säger Johan Törnhage.
Han tycker att många företag slarvar med såväl förberedelser som uppföljning när det är dags för konferens. Frågor faller lätt mellan stolarna om man inte bestämmer vem som ska följa upp dem och förvånansvärt många konferenser följs inte upp överhuvudtaget, vilket i värsta fall leder till att konferensinvesteringen inte ger något bestående resultat. Ett par veckor efter konferensen kan det vara bra att ha ett uppföljningsmöte där man fastställer vad mötet resulterade i, vad man kommit fram till och vad nästa steg blir.
En annan vanlig fallgrop är att man inte anpassar mötesmodellen utifrån företagets beslutskultur. Olika tillvägagångssätt krävs beroende på om beslut fattas auktoritärt eller om det präglas av en konsensuskultur.
- En vanlig fallgrop på planeringsstadiet är att man skapar en agenda med alltför många punkter. Ledningen vill ofta ta upp så mycket som möjligt på konferensen , vilket kan resultera i en korvstoppningseffekt. Fokusera istället på ett fåtal punkter och låt konferensen följa en röd tråd, annars finns det en risk att deltagarna tappar i uppmärksamhet och missar huvudbudskapet, säger Johan Törnhage.
Av: Annika Wihlborg
