Kickoff

Dags för bättre möten - varför får dåliga bara pågå?

Ok, jag rivstartar med lite jobbiga siffror som vi tagit fram tillsammans med analysföretaget 3S: Varje år spenderar svenska tjänstehen tid i ineffektiva möten till en kostnad av 174 miljarder kronor. Det motsvarar runt 4 % av Sveriges BNP. 174 miljarder. Denna siffra är så hög därför att vi spenderar väldigt mycket tid i möten, möten som i alltför hög utsträckning är dåliga.

I snitt är 30 % av all arbetstid mötestid- för chefer och ledare är den siffran 50-80 %. Trots det har allt för många organisationer av någon anledning en kultur där det är OK att hålla oplanerade möten där det skjuts vilt från höften. För lite tid sätts av till att planera, genomföra och följa upp goda möten. Det brukar betyda att
låg kvalitet får kompenseras med hög kvantitet. Som att det vore bättre med många dåliga möten.
Nästan hälften av alla möten saknar tydliga syften och mål. 31 % av mötesdeltagarna kommer att vara osäkra på sin roll under mötet. 44 % går sedan från mötet och är osäkra på vad som egentligen beslutades. Detta kan naturligtvis enkelt undvikas- men det krävs bra planering, bra genomförande och bra uppföljning.

Ett företag med 100 anställda investerar cirka 27 miljoner kronor varje år i ren mötestid. Förberedelser, resor, lokalkostnader, kaffe (viktigt!), uppföljning och så vidare ingår inte i den kalkylen. Dessa 27 miljoner kronor är alltså mycket lågt räknat. Samtidigt är mer än hälften av all mötestid ineffektiv. För den här organisationen betyder det 15 bortkastade miljoner, 150 000 kronor per anställd – varje år!
För den enskilde tjänstepersonen, som sitter en tredjedel av sin arbetstid i möten, innebär det sex förlorade veckor per år. För chefen, som sitter i möte 50 till 80 procent av tiden ... ja, än mer. Du som läser det här känner kanske igen vad denna frustration betyder för stressnivån. Du har nog inga svårigheter att hitta bättre sätt att tillbringa sex veckor än framför en sömnig powerpoint- presentation med oklart syfte.

När organisationer mäter och skruvar på allt annat för att förbättra produktiviteten, varför får dåliga möten bara pågå?
Varför har inte ledarskapsutbildningar möteskultur på agendan? Varför förväntas inte ledare i organisationen leda bra möten? Varför behandlas inte de interna mötena som den viktigaste kommunikationskanalen en organisation har? Varför är det ok att bara fortsätta slösa med tid, pengar och kollegors energi? Goda möten kommer hjälpa organisationer att nå sina mål. Goda möten kommer underlätta vid omorganiseringar. Goda möten kommer få alla medarbetare att sträva mot samma mål. Medarbetarna kommer känna delaktighet, passion och engagemang för det som ska uppnås.

Jag kommer att återkomma i denna tidning och ge tips och tankar kring möteskultur. Det finns en enorm förbättringspotential i många organisationer idag, och förhoppningsvis kan jag inspirera dig att hjälpa era kunder en bit på vägen. Det kommer ni tjäna på.
Det är faktiskt rätt lågt hängande frukt, bara att plocka.

Stay gr8! Micke Darmell

kickan