Kickoff

Konferens utomlands – onödig lyx eller smart investering?

En konferens, utbildning eller kickoff är oftast en stor investering. Därför är det helt avgörande att den blir så effektiv som möjligt ur alla aspekter. Många tror att konferens utomlands med automatik innebär fest och semester men så är det absolut inte. Längre fram i den här lilla hjälpredan finns konkreta tips på hur du planerar och genomför en effektiv och givande konferens samtidigt som dina medarbetare får möjlighet till avkoppling, skriver Kinga Lundblad i en krönika.

Jag och Leventa jobbar med konferenser i just Portugal av många orsaker. Vi och andra arrangörer av konferenser i varmare länder, ser detta som faktorer som ökar ditt events värde. Här kommer några exempel från Portugal:

• Klimatet. Eftersom det är klimat motsvarande svensk sommar (utan veckor av regn) i oktober-november samt i februari – april i södra Portugal, så kan man förlägga både konferenspass och aktiviteter utomhus. Fördelen med detta är att det gynnar kreativitet, energi och inlärningsförmåga samtidigt som det ger deltagarna en upplevelse som de minns.

• Aktiviteter. Att ha kul tillsammans på konferensen är en viktigt del. I Portugal finns det oändliga möjligheter till roliga och spännande upplevelser både på land och hav. Leventa strävar exempelvis efter att ”bygga ihop” aktiviteterna med konferenspassen. Det kan innebära att man vandrar i vacker natur och har walk & talk på ett specifikt ämne. Sen stannar man och fikar och har en workshop på stranden.

• Priserna. Alla vill bo och äta bra på sin konferens. I Portugal finns några av Europas vackraste resorter, belägna direkt på stranden. Genom personliga relationer direkt med hotelldirektörerna kan arrangörer på plats erbjuda er boendepriser som är långt under motsvarande standard i Sverige. Eftersom man kan göra så mycket i naturen så är aktiviteter mycket prisvärda.

• Varumärkesbyggnad. Idag slåss företagen om att attrahera kompetent och engagerad personal. Vi vet av erfarenhet att en riktigt givande konferens utomlands gör att deltagarna pratar om er som arbetsgivare på ett mycket positivt sätt till vänner, familj, i sina affärsnätverk mm när de kommer hem.

Detta gör skillnad! Både för att få personal att stanna och för att attrahera ny. Att belöna sin personal med upplevelser har visat sig vara långt mycket mer uppskattat än en ren löneökning för en stor del av dagens arbetskraft.

Varför inte utlysa en tävling under konferensen? Bästa bilden/inlägget i sociala medier vinner ett pris på avslutningsmiddagen. På så sätt skapar ni en stor positiv publicitet under er konferens, vilket är värt stora pengar i rent marknadsföringssyfte.

Tid för livet
Stress och vardagspress är vår tids största ohälsoorsak. En upplevelsekonferens planerad på rätt sätt, ger dina medarbetare tid för reflektion, återhämtning och ny energi. De är värda det och de kommer att ge dig mångfalt tillbaka i ökade affärer genom sitt engagemang när ni kommer hem.
Oavsett var ni ska ha er konferens så finns det några grundläggande saker att tänka på:


Kunnig projektledare
Att planera och projektleda en konferens kräver kunskap, tid och erfarenhet. Tyvärr är det allt för ofta någon som inte alls besitter denna kompetens som får i uppdrag att ”leta på något roligt konferensalternativ”. Om ni inte har kompetensen internt, anlita en arrangör som kan göra även förarbetet åt er. Den kostnaden får ni snabbt tillbaka genom ett effektivare arbetssätt och ett smartare evenemang.

Syfte och innehåll
Sätt ett tydligt tema för konferensen. Exempel på tema kan vara:
” 2019 – Hur vi lyckas med våra mål”, ”Kompetensutveckling som vässar oss”, ”Kommunikation internt och externt”, ”Strategi och affärsutveckling”.
Felet som många gör är att de försöker klämma in alldeles för många olika teman och punkter på för kort tid. Detta gör att konferensen upplevs splittrad och stressad. För att deltagarna ska kunna ta till sig budskapet så måste det finnas tid för reflektion och en koppling till hur man ska använda det som sägs i sin vardag. Bygg in luft i programmet. Gör konferensen till en del av en långsiktig planering över året där olika aktiviteter och insatser ingår i en röd tråd.

Tips för lyckade konferenser

Genomtänkta och intressanta konferenspass. Avsätt tid för planering och förberedelse. Involvera alla som ska bidra i god tid. Planera och tänk tillsammans. Ge gärna de som ska hålla i passen en grundläggande utbildning i presentationsteknik. Om ni tar in externa föreläsare – välj med omsorg! Dyrast och mest känd är inte alltid bäst för just ert behov.

Lägg in extra tid i programmet. Det måste finnas utrymme för tekniskt strul, frågor och oförutsedda händelser. Exempel: Ni har fyra personer som ska prata 30 minuter var. Räkna då med att den totala tiden är 2,5 tim. Acceptera aldrig att en talare drar över sin tid. Detta tyder på dålig planering och avsaknad av respekt för de andra talarna.

Få tid att umgås med kollegorna. Det är viktigt att lära känna sina kollegor som människor. Det innebär inte att alla måste vara vänner, men man måste känna varandra så pass väl att man har förståelse för varandras reaktioner i vardagen och ha förståelse för vad kollegorna behöver för att trivas på jobbet. Hur kan man då bidra till detta på en konferens?

Här är några tips:
• Mingel
En bra sak är att inleda konferensen med lunch, 30 minuters fika eller walk & talk. Då hinner alla prata av sig lite med sina närmsta kollegor om vad som har hänt i livet senaste dagarna. Detta kan vara viktigt för att alla ska kunna koncentrera sig på programmet och vara öppna för att prata med de kollegor som de inte känner lika väl.

Avsätt 20 minuter vid ett par tillfällen under konferensdagarna och genomför en mingelövning. Detta kan göras på olika sätt, exempelvis genom samtalskort, men syftar till att alla ska prata med alla.

• Aktiviteter
De aktiviteter som man planerar in under konferensdagarna, som kan vara allt från golf och utflykter till att laga mat tillsammans syftar också till att få umgås med kollegorna. Detta är ett viktigt perspektiv att komma ihåg när man planerar. Det ska vara roliga och givande upplevelser men de fyller också ett syfte. Därför är det viktigt att välja aktiviteter där gruppen hålls ihop och får möjlighet att prata och uppleva saker tillsammans. Välj också aktiviteter som alla känner sig bekväma med och som inte kräver en prestation som kan göra vissa generade. Det går utmärkt att kombinera konferenspass med aktiviteter och upplevelser! Nytta och nöje i samklang vilket skapar dynamiska dagar som håller intresset och energin vid liv.

När ni nästa gång ska sätta en budget för kommande konferenser; tänk igenom ovanstående punkter först och ta gärna hjälp av en expert på ett tidigt stadie.

Lycka till!

Av: Kinga Lundblad, vd och ägare av Leventa