Sveriges största tidning om konferenser och möten

5 destinationer vill bli självklara hubbar för hybridmöten

foto: Sune Grabbe

Coronapandemin har påverkat mötesindustrin hårt och fått mötesbokare att omvärdera sina framtida fysiska möten. För att möta kundernas nya behov har nu fem svenska destinationer inlett ett unikt samarbete för att erbjuda möteskunder en rikstäckande lösning för hybridmöten.

Västerås, Jönköping, Umeå, Gotland och Malmö inleder nu ett unikt samarbete för att bli bäst i Sverige på rikstäckande hybridmöten. De framgångsrika mötesstäderna utvecklar nu gemensamt sina destinationer för att möta framtidens hybridmöten.

– Coronapandemin har påverkat mötesindustrin enormt och de behov som vi är vana att se hos våra kunder har förändrats. Nu handlar det om att kunna erbjuda nya sätt att mötas och att vi som destinationer står konkurrenskraftiga när fysiska möten är möjliga igen, berättar Sofie Lidholm, utvecklingschef på Visit Västerås.

Vill vara självklara hubbar för Hybridmöten

Samarbetet, som går ut på att erbjuda möteskunder en samordning vid planering och genomförande av nationella hybridmöten med deltagare från hela landet, är under uppstart, men ambitionsnivån inom samarbetet är hög.

– Vi vill vara de självklara destinationerna att välja när man ska samla deltagare från hela Sverige på ett och samma möte men där behovet att ses på samma destination inte finns. Genom att göra våra destinationer till centrala hubbar i olika delar av landet kan mötesarrangörer skapa rikstäckande möten och möjliggöra för många att delta, säger Caroline Törnblad, chef för möten och evenemang på Destination Jönköping.

– Vi vill göra det enkelt för den som är mötesarrangör, dessa ska få en kontakt för mötet som kan äga rum på flera olika destinationer. Vi Convention Bureaus kan de lokala företagen; Vilka som kan tekniken, filmningen, sändningen och vilka på destinationerna som kan planera i världsklass. Hybridmöten är hållbara, demokratiska, effektiva och här för att stanna. I framtiden kommer inte alla kunna eller vilja resa till möten på samma sätt. Därför är det här är ett led för oss att anpassa oss till den utvecklingen, säger Frida Lindroth projektledare på Gotland Convention Bureau.

“Fysiskt med de digitala fördelarna”

Utöver insatser inom kompetensutveckling med arrangörer och anläggningar så planeras gemensamma säljinsatser där möteskunder får lära sig mer om hybridmöten.

– Det finns otroligt många fördelar med att välja en hybridlösning för sitt möte. Hybrida möten möjliggör att mötas fysiskt med det så viktiga nätverkandet och kunskapsutbytet, samtidigt som de omfamnar de digitala fördelarna med ett tydligare hållbarhetsfokus med mindre resande, berättar Gabriella Hed Vall, ansvarig för evenemang och stora möten på Visit Umeå.

– Så som läget är nu är inga fysiska möten möjliga att arrangera men vi vet också att planeringshorisonten för större möten är lång. Vi kommer inom kort att publicera gemensamma kommunikationsinsatser mot målgruppen mötesbokare och ser fram emot att välkomna hybridmöten till våra destinationer, avslutar Johan Menso ansvarig för Malmö Convention Bureau.

Vad som väntar efter coronapandemin vet ingen säkert men mycket pekar på att de fysiska mötena kommer att förändras. Redan nu, menar destinationerna, på signaler att möteskunderna börjat tänka annorlunda. Det återstår att se hur satsningen faller ut och vi på Kick Off följer utvecklingen inom hybridmöten.

Vad är ett hybridmöte?

Ett hybridmöte är en kombination av ett digitalt och fysiskt möte. Det vill säga ett möte där deltagare både samlas fysiskt och digitalt. Mötet kan vara uppdelat på flera olika orter med så kallade hubbar dit människor från närliggande orter reser för att delta fysiskt. Förutsättningarna måste bara lika bra för digitala deltagare som fysiska. Det räcker alltså inte med att bara ha ett fysiskt möte som livesänds digitalt.

Vill du få hjälp att arrangera nästa hybridmöte? Vi är experter och hjälper dig gärna!

Kontakta redaktionen