Att respektera andras och sin egen tid

Varför är så många möten slöseri med tid? Möten kan ju vara det som gör att vi kommer framåt och som leder lösningar på långdragna problem. Vi människor har haft möten i flera hundra år, men varför har vi fortfarande så många dåliga möten? 

Jag pratade nyligen med en vän som berättade om hur deras styrelsemöten i en förening går till. De har väldigt många möten varje år (allt är ideellt) och mötena blir väldigt långdragna dessutom. Det är alltid några som kommer 5 minuter sent och det finns sällan en agenda och aldrig en sluttid. Vad är det som gör att tid inte respekteras? Är det okunskap eller något annat? 

Jag ser ofta hur många lägger in så många punkter i agendan att de omöjligt kan hinnas med under mötestiden. Det finns alltid saker man kan avhandla på andra sätt eller som kanske ska tas upp på ett eget möte. Dessutom är det inte alltid rätt personer på rätt möten. Alla behöver inte vara med på allt utan det är väldigt viktigt att ställa sig frågan ”vilka behöver vara med på just detta möte?”.  

Jag ser ofta misstaget att inte lägga in lite luft i programmet, särskilt kring måltiderna. Det är under dessa tider som relationer skapas och nya idéer kan väckas. Den tiden ska absolut inte underskattas. 

För mig som arbetar med möten är det viktigt att alla vet varför vi ska mötas. Jag tackar alltid nej till ”förutsättningslösa” möten. Det måste finnas en anledning till att vi ska träffas, annars får det vara. Jag tackar också nej till möten där jag känner att det bara är en part som vinner på detta möte. Jag får många erbjudanden för samarbeten där motparten inte gjort sin läxa. Det kan vara allt från leverantörer av produkter till tjänster där motpartens argument är att våra mötesanläggningar får ta del av erbjudanden. Den som vinner på sådana samarbeten är leverantören själv, och sällan vi eller våra medlemsanläggningar. Numera frågar vi alltid om hen vill boka konferenser och möten via oss, då kan ett samarbete vara intressant. Sällan är det tyvärr intressant. 

Personligen älskar jag effektiva möten som skapar en härlig känsla inom mig. Ett sådant hade jag häromdagen. Vi fyra som var med på mötet var överens om varför vi skulle hålla mötet, vi hade en start- & sluttid som respekterades och vi kom i mål med det vi skulle besluta. Det kändes väldigt kreativt och positivt.