Bokar du möten? Läs det här!
På Möten & Event mässan i Kista i februari så presenterade Ylva Björnberg Svenska Mötens trendrapport. Jag skall inte ta allt här utan dela med mig av två saker.
Den första är att branschen inte ser någon avmattning från förra årets mötesboom. Lika många möten bokas och det är inte så konstigt. Desto fler digitala möten desto viktigare att vi träffas och att det är kvalité dessa möten. Då många även arbetar hybrid idag och kanske sitter på olika orter blir behovet att ses fysiskt också större.
Det jag också märker när jag arbetar i olika organisationer är att medvetenheten av att skapa fysiska möten som ger den effekt man vill ha blir allt viktigare.
Risken om de skulle bli dåliga är att det kommer som ett brev på posten ”-det här skulle vi lika gärna kunna kört digitalt”.
Vikten av involvering, relationsskapande och att vi gör saker tillsammans blir avgörande. Monologer, långa powerpointpresentationer och statusuppdateringar hoppas jag snart kommer tillhöra det förgångna.
Trycket på våra mötesanläggningar kommer alltså att fortsätta.
En annan trend som är ett tecken på den tidsanda vi lever i är att det blir allt kortare framförhållning på att boka möten. T.o.m. större möten med +100 deltagare kan bokas med bara några veckors varsel.
Vad blir det för kvalité på dessa? Är det ens möjligt att få maximal effekt av den investeringen? Tillåt mig tvivla.
Det blir dessutom svårt för mötesanläggningen att kunna leverera sitt bästa.
Att vara sent ute är att inte ta möten på allvar eller okunskap hur ett möte med maximal effekt planeras.
Idag har många mötesanläggningar gjort resan att gå från ordermottagare till rådgivare. Precis som vi sett i många andra branscher. Systembolaget kanske är det bästa exemplet men även vi konsumenter känner trygghet med byggvaruhus, apotek, Kjell & co, Rituals, Kicks, Ikea och massor av andra som vi får goda råd av när vi behöver det.
Så på många mötesanläggningar idag finns samma hjälp att få (fråga när du bokar om de har någon mötesrådgivare!) och det kan verkligen hjälpa dig att skapa ett bättre möte. De är experter.
Bra att tänka på!
Ta fram syftet med ert möte först, dvs innan du bokar mötet!
Efter du vet varför ni skall träffas, meningen och nyttan med då kan du boka en anläggning som passar till syftet.
Är du osäker vilken anläggning du ska lägga mötet på, be om en digital visning av dem du väljer på!
Boka inte via mejl! Ring upp eller ännu hellre ta ett digitalt möte med mötesrådgivaren. Desto mer info du har om mötet, desto större chans att de kan hjälpa dig med råd så att ditt möte blir maximalt på den investering ni gör.
Ha några alternativ till datum ifall det är fullt och du behöver ta ett sämre alternativ.
Ha med information kring varför ni ska ses, är det återkommande möte, vad vill ni uppnå, vad är viktigt för er organisation, vad ni skall göra, vad du förväntar dig av anläggningen, ha gärna en prisindikation, skall det vara några digitala deltagare med delar av mötet, känner gruppen varandra, vilka funktioner på företaget har deltagarna, policys eller värderingar att ta hänsyn till, berätta vem som är ansvarig ifall det är olika på den som bokar och som ansvarar med innehållet.
Om en mötesrådgivare får detta underlag kommer din offert bli mycket mer detaljrik och kommer hjälpa er till ett bättre möte.
Tillsammans med mötesrådgivaren så gör ni också en tidsplan när ni träffas på korta digitala möten där ni stämmer av allt.
Det kommer spara massor av tid för dig och slippa hamna i mejlhärva.
Det finns flera destinationer som utbildat sina mötesanläggningar och Svenska Möten har idag över 300 utbildade mötesrådgivare som hjälper sina kunder till bättre möten.
Så avslutningsvis!
Planera in de externa mötena med god framförhållning samt ta hjälp av utbildade mötesrådgivare för att bäst return of investment!
Micke Darmell, föreläsare och författare inom möten av alla de slag