Sveriges största tidning om konferenser och möten

De nya kontoren behöver ett operativsystem

Pandemin är förhoppningsvis över. Men på många håll är kontorsarbetsplatserna fortfarande glest befolkade. Detta trots att det nu är fritt fram att gå tillbaka dit. När ”kan” och ”får” inte sammanfaller med ”vill” så uteblir den önskade handlingen. Hundratusentals kontorsarbetsplatser står inför att få ny form och funktion. Genom att skapa upplevelsedesignade kontor och utrusta dem med ett operativsystem, så kan arbetsgivare få arbetsplatser som medarbetarna vill spendera mer av sin tid på. Dessutom blir det i lägre grad slumpen som avgör vilka aktiviteter och resultat som uppstår där. 

Få frågor är så aktuella som den som handlar om hur de nya kontoren kommer att se ut. Samtidigt är form eller visuell design bara en av komponenterna som skapar en fungerande och attraktiv arbetsplats. Minst lika viktiga är funktioner och aktiviteter. Det finns många exempel på arbetsgivare som har lagt ned miljoner på att bygga om sina kontor, men där resultatet enligt medarbetarna blivit en sämre arbetsplats. Anledningen till detta är nästan alltid att chefer tillsammans med arkitekter har lagt ned för mycket möda på att skapa ”en snygg” arbetsplats.  

Vi står inför en kontorsrevolution. 

Efter pandemin är det två av tre beslutsfattare som planerar att göra om deras kontor. Det visar Microsofts ”The Work Trend Index 2021”. I samma undersökning svarar tre av fyra heltidsarbetande att de vill fortsätta kunna jobba på distans även efter pandemin. Nära sju av tio uttryckte samtidigt att de längtade efter mer personlig kontakt med sina kollegor. Medarbetarna vill alltså ha större flexibilitet, men också att deras individuella val sammanfaller med kollegornas. Vi vill själva kunna välja när vi ska vara på kontoret, men vill att resten av teamet också är där de tider som vi själva valt att vara det. Det blir en rätt svår ekvation att få ihop. Ska man lyckas så går det inte att lita på slumpen. Sannolikheten är nämligen liten för att alla medarbetare i ett team ska ha samma vanor och preferenser.  

Var arbetet sker är också en arbetsmiljöfråga. 

Många som är mer introvert lagda vittnar om att de gillar att jobba hemifrån. Där får man arbeta mer ostört och på sina egna villkor. Samtidigt visar flera undersökningar att för mycket distansarbete inverkar negativt på den psykiska hälsan. Det verkar nämligen vara gynnsamt för våra psyken att nu och då utsättas för möten med andra. Att tvingas nöta våra behov och åsikter mot kollegornas – i mötesrum, lunchrum och annat. Arbetsgivare har ett arbetsmiljöansvar och behöver därför ta hänsyn också till detta: Med full frihet att välja var arbetet ska utföras kan i längden leda till psykisk ohälsa.  

Piska eller morot? 

Det är arbetsgivaren som bestämmer hur lokalerna ska se ut och kunna nyttjas. Samtidigt ska arbetsplatsen vara utformad så att de anställda har en god arbetsmiljö. Arbetsgivaren kan också bestämma var arbetet ska utföras. Oftast finns det reglerat i ett anställningsavtal. Detta kan dock omförhandlas. Till syvende och sist är det ju samtidigt medarbetaren som själv kan välja om denne ska fortsätta arbeta för en viss arbets- eller uppdragsgivare eller inte. Att tvinga tillbaka värdefulla medarbetare till kontoret är därför en dålig idé.  

Upplevelsedesign kan locka tillbaka medarbetarna.  

Just nu pågår det många experiment för att locka tillbaka medarbetarna till kontoren. Arbetsgivare erbjuder frukostbufféer, kanelbullar, taco-tisdagar och annat för att se om det kan vara ”moroten” som gör kontoret till ett förstahandsval. Problemet är att det bara sker vid enstaka tillfällen. Det är många som lockas in till frukostbuffén, men som bara några timmar senare åter sitter hemma och arbetar. Det man experimenterar med är så kallad upplevelsedesign, men utan att det sker i ett samlat grepp. Vill man åstadkomma en permanent skillnad, så behöver hela kontoret upplevelsedesignas. Detta så att det blir mer attraktivt att jobba där än på någon annan plats. Vi som arbetar med upplevelsedesign vet att tre saker behöver sammanträffa och samspela för att en upplevelse ska uppstå: En kontext eller miljö, en eller flera individer samt en aktivitet eller händelse.  

Aktiviteter sker inte helt av sig själv. 

Ofta lämnar man det till slumpen att avgöra om en aktivitet eller händelse kommer att ske. Därför uteblir ofta både upplevelsen och det önskade resultatet. Låt mig ge ett exempel. En kommun vill få fler att börja träna och bygger därför en rad nya utomhusgym. De som börjar nyttja dem är de som redan tidigare tränade, men då på andra platser. Vill man få fler att börja träna, så behöver man skapa och bjuda in alla dem som ännu inte tränar till aktiviteter och event på de nya gymmen. På samma sätt behöver arbetsgivare designa de nya kontoren så att önskade aktiviteter, upplevelser och resultat uppstår. Det handlar om att aktiviteten, exempelvis ett möte, sker. Men det handlar också om hur aktiviteten sker, alltså formen och upplevelsen. Dessutom handlar det om att aktiviteten, i detta fall mötet, leder till ett önskat resultat.  

De nya kontoren behöver ett operativsystem. 

En dator består av hårdvara. Men för att den ska kunna användas och vara ett hjälpmedel krävs också programvaror och ett operativsystem. På samma sätt behöver kontoret ett operativsystem som hjälper medarbetarna att få nytta och resultat av de fysiska miljöerna, verktygen, aktiviteterna och annat som erbjuds där. Bara att börja tänka i de banorna kan göra skillnad. När det görs på rätt sätt och kombinerat med upplevelsedesign kan det bli mer attraktivt att jobba på det nya kontoret än hemma eller på någon annan plats. När kontoret blir förstahandsvalet blir det också lättare att styra när och för vilken typ av aktiviteter det ska vara tillgängligt. 

Ps: Den 4 juli kl. 13.00 står vi på Herr Omar värd för ett direktsänt samtal om vilken form och funktion de nya kontoren kan få. ”Kontoret 4.0 – Vilken form och funktion får den hybrida arbetsplatsen?”. Det arrangeras i Studio Almedalen och sänds som direktsänd webbradio och publiceras efteråt som podcast på studioalmedalen.se. Medverkar gör bl.a. Thomas Floberg, vice VD, marknads- och operativ chef för Microsoft i Sverige, samt Lena Lid Falkman som är ekonomie doktor och forskare vid Handelshögskolan i Stockholm och Karlstad Universitet och en av Sveriges främsta experter inom organisation och ledarskap.