Har pandemin fört något gott med sig till företag och organisationer?

Vi gör ett besök hos gr8 meetings som har sitt kontor i Västra Hamnen i Malmö. Ett bolag som hjälper organisationer med dess interna kommunikation och möteskultur. Det är januari och som det oftast är i Malmö. Ingen snö och plus 4 grader, lite vind men en klarblå himmel. Jag träffar Micke Darmell och Heléne Arvidsson.  

Micke har skrivit krönikor åt oss under många år. Hans bakgrund är inom vården och han har en fäbless för kroppen och knoppen. Sedan tröttnade Micke på hierarkin inom vården och startade en av Sveriges första eventbyråer i slutet av 80-talet.  

– Det var innan ordet event hade kommit till Sverige, det fanns ingen plats eller rubrik för det vi gjorde på bolagsverket, berättar Micke. 

Därefter har han drivit egna företag inom mötesindustrin. Han har varit programledare i lokal-tv Bland annat Hockeyfönstret i Gästrikland, jag kommer ihåg att växeln kraschade varje gång vi hade tittartävling, minns Micke. Han har även haft dagliga inslag med reflektioner i kommersiella radiokanaler, varit konferencier på festivaler och galor, varit mötesproducent i 15 år och de senaste 14 åren föreläsare, författare.  Och som inte det vore nog utbildar han även en del tillsammans med Heléne.  

Heléne har sin bakgrund inom hotellnäringen. Hon hoppade av gymnasiet och började som servitris på Scandic i Bollnäs. Efter att ha arbetat på de flesta avdelningarna blev hon hotelldirektör 10 år senare.  

– Det var fantastiska ledarskapsutbildningar inom Scandic på den tiden som täckte upp de flesta hål jag hade, berättar Heléne. 

17 år senare som hotelldirektör på stora mötesanläggningar så slutade hon på topp genom att få årets General Manager inom hela Scandickoncernen. Det var fyra år sen och sedan dess är hon vd på gr8 meetings.  

Under pandemin har de utbildat över 8000 chefer och medarbetare inom intern kommunikation och möteskultur. 

Hur ser era uppdrag ut?
– Det är helt olika beroende på kund och deras behov. I början av pandemin var det första gången kunder erkände att de behöver hjälp med digitala möten, berättar Heléne. Hon fortsätter, innan pandemin var det som att prata om sina egna barn när man skulle prata om sina möten. Det är inte fel på mina, men de andra borde kunna göras bättre.  

– Det var ju inte så att de fysiska mötena i sig inte var bättre innan heller, men eftersom vi är sociala varelser så kom vi undan med det. Vi träffas, ta en kopp kaffe och passa på att prata om annat också. Själva mötet i sig var inte bättre, fyller Micke i. 

– Så när vi kastades in i det digitala föll det platt för många. Vi avslöjades. Våra möten, ledarskap och medarbetarskap, säger Heléne. 

Var det så att ni fick mer att göra på grund av detta?
– Först dog det för oss som för alla andra. Första halvåret var riktigt tufft. Vi pratade om att vi kanske får lägga ner i okt-nov säger Micke. Efter att varit egen företagare i 32 år.  

– Samtidigt kände vi och vi pratade om det hela tiden att om vi överlever så kommer det att komma en ketchupeffekt av allt vi gjort till organisationer innan. Allt fler skulle se behovet av att skapa en tydlig intern kommunikation och att skapa effektfulla och engagerande möten berättar Micke. 

– Efter ett par månader började det att ringa och det vi hela tiden hade trott hände. Vi fick förfrågningar av en helt annan dimension än tidigare, säger Heléne. 

Alla har pratat om omställningen, hur har ni gjort? 
– Vi hade redan ställt om några år innan. Exempelvis i våra utbildningar så arbetade vi redan ”blended”. Det vill säga vi träffade deltagarna fysiskt vid kanske två tillfällen och sedan använde vi en digital plattform som deltagarna var inne på före, mellan och efter träffarna. 

– Det vi behövde göra vara bara att ta bort de fysiska träffarna och ersätta dem med digitala. Jag kan vara glad för att jag arbetat så mycket som mötesproducent tidigare så att jag förstod vad vi behövde i vår studio för att kunna skapa sömlösa föreläsningar och workshops / utbildningar.  

– Det var många av kollegor som avvaktade och stod kvar med sin dator och föreläste säger Heléne. Det blir en enorm skillnad på leveransen. Vi fick mycket positiv feedback direkt. ”Oj, tänk att det går att göra sådana här energigivande utbildningar digitalt” fick vi höra. 

Det har väl kostat en del, studion ser inte direkt billig ut? 

Det är klart säger Heléne, men vad hade alternativet varit? Vi ville fortsätta och vi vet vilken nytta vi kan hjälpa våra kunder med så…. men visst. Vår revisor var inte glad varje gång vi hade gjort en uppdatering. 

– Med de grejer vi har nu hade det nästan varit en OB-buss för 15 år sedan med 3 tekniker i, nu sköter vi det med vänster hand i en sändning. 

Om vi pratar om hur era kunder har det, vad har hänt hos dem under den här skakiga perioden?
– Vi kan se tydligt att de som hade ett bra ledarskap och god social arbetsmiljö innan har klarat sig mycket bättre. Som alltid. Det är i kriser vi sätts på prov säger Heléne. 

– 2020 var det i stort sett ”Effektiva och engagerande digitala möten” många ville ha. 

– Vi hade en Kickstart som vår samarbetspartner Skillspartner sålde. Tror att vi haft uppemot 4000 deltagare på denna 2 x 50min Kickstart, berättar Micke och fortsätter.  Efter förra sommaren och nu är det mer förfrågningar på de hybrida arbetssätten och allt fler förstår att om de inte reder ut den interna kommunikationen ”var, när och hur kommunicerar vi om vad” så kommer det att bli svårt att få till dessa hybrida arbetssätt. 

– Vi människor utvecklas väldigt långsamt medan tekniken nästan har sprungit ifrån oss. Det skapar ett glapp i organisationer. Där vissa tycker att teams olika kanaler är det bästa som hänt sedan microvågsugnen medan andra bara tycker det är jobbigt, fyller Heléne i. 

– Ta bara mejlen som ett exempel. Jag tror det var 1993, det vill säga 29 år sedan, jag såg den första studien i information overloaded när det gällde mejl i stora organisationer. 29 år sedan! Ändå är det så att det är en ytterst liten andel av alla organisationer som rett ut vad den kanalen skall användas till. Sedan har vi fyllt på med ett otal nya kommunikationsplattformar. Och precis som med mejlen har vi inte rett ut vad de skall användas till. Då uppfinner alla sina egna regler kring detta. Då blir det inte bara svårt att hitta informationen utan det blir väldigt otydligt, säger Micke. 

Har deras möten blivit bättre? 
– För de som gjort insatser kring detta, så ja! Medan de som inte tagit tag i detta har 10% fler möten nu än innan pandemin. Det är ju lättare att skicka ut en länk, än att hitta ett konferensrum som många kunder vittnar om säger Micke.  

Varför tror ni att våra interna möten inte är bättre? 
– Jag tror att vi behöver förstå varifrån vi kommer för att förstå detta, säger Micke. Ceasar stod där framme och informerade kolonnerna (som nu är biosittning). Fältherrarna lade ut sina kartor på bordet (som nu är styrelsebord) och flyttar vi fram till 1976 så kom MBL (medbestämmandelagen) som sade att alla medarbetare skulle få komma till tals. Fantastiskt att leva i ett land där detta är en lag, eller hur? Undrar Micke. 

– Det var då de första arbetsplatsmötena kom till. Tidigare var det i stort sett bara chefer som deltog i möten. Problemet är att dessa möten idag (APT-möten) i stort sett har samma agenda som då. Skillnaden är att man har lagt till ännu fler agendapunkter. De flesta tycker att de är tråkiga, ger inget och bara en massa information. Hade de bara jobbat med sina möten så hade ett syfte för ett sådant exempelvis kunna vara: Genom samverkan skapa en god arbetsplats. Namnet i stället för ett APT-möte skulle kunna vara: En God Arbetsplats. Alltså vem vill inte ha en bättre arbetsplats? Alla, facket, arbetsgivaren och medarbetarna. Det är ett möte där vi tillsammans skulle göra arbetsplatsen bättre! 

Jag vet att ni frågat ett par frågor till alla deltagare på era jobb det senaste året? 
– Ja, en av frågorna har varit. När du varit på ett bra möte, varför blev det bra? Berättar Heléne. Då har det blivit en mängd olika svar. De vanligaste orden har varit Syfte & mål, delaktighet, involvering, effektiva, engagerande, agenda, alla förberedda och en massa till.  

– Vi har ofta frågat deltagarna, är det något som du inte håller med vad en kollega har skrivit. Ingen har hittat något. Det vill säga att vi även kan hålla med vad alla andra tycker ett bra möte är även om vi tycker andra saker är viktigare. Heléne fortsätter, det vi inte ser av alla dessa svar är information, avrapportering, statusuppdateringar, monologer eller långa powerpoints presentationer. Vi verkar alla överens om vad som skapar bra möten, men vi gör något helt annat i dem. 

Vad är utmaningarna som ni ser nu när allt fler kommer att jobba flexibelt? 
– Jag tror, säger Heléne, att utmaningen för många är att det inte finns någon ”one size fits all”. Många vill ha en quickfix. Men det finns inte. Man behöver göra läxan på riktigt. Det är inte svårt, kräver inga stora resurser, men en organisation behöver verkligen ta sig tid för detta. Vi var in i en stor organisation där de tog fram riktlinjer för den hybrida arbetsplatsen. De hade bestämt att minst 51% av tiden skulle de vara på kontoret. Det vill säga de kunde jobba hemifrån upp till 49%. Samtidigt hade vd bestämt att alla möten skulle vara fysiska! Klara av det den som kan. 

Vad behöver man göra då? 
– Det beror på många faktorer, bransch, ledarskap, strukturer och mycket mer. Men oavsett så behöver alla reda ut vilka kommunikationskanaler som syftar till vad. Det är först efter vi gjort det vi kan ta fram en mötesstruktur som utgår från affärs eller verksamhetsplanen. Det tillägg i den som inte gjordes tidigare är att bestämma för vilka möten som skall vara fysiska, digitala eller hybrid. Om vi inte gör detta så kommer det alltid bli någon som skickar ett sms ett par timmar innan det fysiska mötet och säger ”att jag är med på länk, jag kommer inte in”. Det ställer ju till det helt för en mötesledare. Det blir ju ett helt annat upplägg. Som behöver planeras på ett helt annat sätt, säger Heléne. Hon fortsätter, det alla är överens om är att de flesta av våra möten kommer vara digitala framöver men det borde också få en konsekvens på våra fysiska möten. 

Micke fortsätter.
– De mötena skall vara relationsskapande och där vi skapar tillsammans. Där vi tar vara på den gemensamma kraften i alla deltagare. Det vill säga att vi skapar de möten som alla är överens om är bra möten. Vi behöver också förstå att vårt ledarskap, värderingar och teamkänsla synliggörs i våra möten. Har vi tillitbaserat ledarskap kan vi inte fortsätta med information och kontrollmöten. Det är ju rent kontraproduktivt då. 

När det här skrivs är det fortfarande restriktioner och många jobbar hemifrån.  

Vad ser ni händer när restriktionerna försvinner? 
– Jag tror först får vi se en fysisk mötesvulkan, som Svenska Möten brukar kalla det, vi har längtat efter att träffas. Sedan kommer det utkristallisera sig för de som har gjort jobbet eller inte. De som tagit fram en intern kommunikationsstruktur och mötesstruktur kommer att bli mer effektiva och de som inte har gjort det kommer att ha utmaningar. 

Vilka vinster är det för dem som gör det? 
– Arbetsglädje, mindre stress, vi har fokus på det som skapar mening och vi får medarbetare som känner lust, mening och delaktighet säger Heléne med övertygelse.  

Heléne fyller på. – Jag har varit med på en hel del VD-utbildningar där jag ställer frågan -Vilken äger möteskulturen i er organisation (det är ju ändå 30% av arbetstiden och för en ledare mellan 50-90%). Det brukar bli alldeles tyst. Sista hade jag ett gäng, många från företag som är börsnoterade, och till slut var den en som räckte upp handen och sa. ”Det borde vara jag va?” Så kan jag vara med och bidra att fler tar detta på allvar då känner jag mig nöjd. 

Det är dags att avrunda mötet med Heléne och Micke. Organisationer har utmaningar med det hybrida ledarskapet och som Heléne & Micke säger – Det finns inget ”one size fits all”.