Konsten att skapa kraftfulla upplevelser
I mötesbranschen rullar en fråga som ständigt är aktuell – hur skapas/produceras det optimala mötet, den mest lyckade konferensen, på den absolut bästa platsen?
Vilka ingredienser är nödvändiga? Hur mycket betyder valet av resmålet, platsen och aktiviteterna?
Enligt Johan Ekmark, grundare av La Villa som arrangerar minnesvärda konferenser i Italien handlar det mindre om platsen vi är på, än vad vi faktiskt gör gemensamt. Men det finns också en stor skillnad i om vi arrangerar konferensen hemma på kontoret, på en plats i Sverige eller om vi reser utanför våra gränser.
För att kunna göra det med bästa resultat måste vi arbeta med hjärtat, med mycket känslor och ha en närvaro i allt vi gör.
— En konferens är inte bara en kul happening för alla anställda – den är och ska framförallt vara en vinst för hela företaget. Den ska väcka något, och därefter ska den finnas med i sinnet och bibehålla den speciella känsla som uppstått.
Det finns helt enkelt alltför många konferenser som inte når sina mål och syften och helt enkelt därför inte blir bra.
Många gånger upplever jag att en konferens bara är något ”jobbigt” för den som arrangerar, ett ”måste” för att göra alla glada för en kort stund.
Säg så här – om fler ledare på företag generellt förstod vilken enorm kraft som uppstår när människor tillsammans vet vart det är på väg – skulle det i sin tur möjliggöra att till synes omöjliga utmaningar skulle komma att lösas.
Konferens en investering – ingen kostnad
En annan viktig punkt som Johan Ekmark på La Villa, vill tydliggöra är att inte se konferensen som en kostnad, utan som en ren investering.
—Om ett företag med ett 40-tal anställda arrangerar en lyckad konferens utomlands, då är chansen stor att välmåendet och motivationen markant ökar. Gör man det dessutom rätt, kan den här motivationen behållas över tid.
Och leker vi ytterligare med tanken att en konferens för ett företag med 40 anställda motsvarar en persons årslön kan det låta som mycket pengar.
Erhåller man då en motivationsökning på bara fem procent efter konferensen, så motsvarar det ändå kraften av två heltidsanställda. På så sätt och under sådana omständigheter blir konferensen ingen kostnad.
Vad är en bra konferens?
Grunden är att du som företagare faktiskt blir medveten om vilka företagets utmaningar är.
Att bara åka iväg för att fira det gångna året eller för att ”man brukar åka iväg” ger aldrig de ringar på vattnet som utvecklas om man faktiskt tittar lite närmare på hur företaget egentligen mår.
—Det man alltid ska komma ihåg är att ett företag består av människor. Om de mår bra mår företaget bra och ett enkelt sätt att få människor att må bra är genom att de får lära känna varandra, på riktigt.
Så se till att fylla ditt evenemang med det som gör att vi kommer varandra närmare. Och för att knyta an ännu mer till företagets utmaningar – gör saker som kopplar ihop prövningarna och gör det i en mer kreativ form.
När en konferens har ett konkret syfte man fortsätter att arbeta med även på hemmaplan, det är då ett företag fortsätter växa.
En verksamhet som inte växer kommer alltid att bli omkörd av någon som insett vikten av att på riktigt ta hand om sin personal och företag. Oaktat – ett företag är inget annat en samling människor som ska jobba åt samma mål.
Kollegor ska lära känna varandra utanför jobbets vardagliga former, få förutsättningar att knyta nya band till varandra, vilket gör att villkoren för att göra ett bra jobb betydligt ökar. Med andra ord – en välarrangerad konferens ökar motivationen, effektiviteten och bidra till en mycket mer välmående arbetsstyrka.
Nya former
Johan Ekmark fortsätter.
— Borta är de dagar då man som företag samlade sina anställda ett par gånger om året till julbordet eller sommaravslutningen.
Idag välkomnas istället nya aktiviteter som verkligen har fokus på att ge en ökad känsla av gemenskap. Och för att aktiviteterna verkligen ska ge någonting är det inte bara viktigt att fundera över vad man hittar på tillsammans – utan även under vilka tidsaspekter. Rom byggdes ju inte på en dag och därför går det inte heller att bygga en gemenskap som ska bestå enbart efter en kväll tillsammans.
Efter två år helt olikt någonting annat – är törsten efter de sociala sammanhangen större än någonsin förut. Pandemin har inneburit en stor omställning som fört med sig flertalet nya utmaningar. Alltifrån att hitta olika sätt att omvandla köket till en ergonomisk arbetsplats till att förfina kommunikationen när man inte längre sitter två skrivbord ifrån sina kollegor.
Nu har vi dock kommit till en punkt där vi faktiskt börjar hitta ett välbalanserat upplägg av att arbeta hemifrån vissa dagar och på kontoret under resterande tid – med alla möjliga kombinationer som följer därtill.
Och med nya möjligheter föds även en av vår tids största utmaningar. Hur skapar vi dynamik, hur sätter vi en företagskultur, hur hittar vi gemenskap, vision och mål när vi inte längre ses och interagerar med varandra dagligen?
Enligt Johan Ekmark, finns lösningar för alla de utmaningar som nu följer i pandemins spår. Nämligen att sammanstråla och mötas på nytt, och i helt nya miljöer.
– Efter lång tid av distansarbete behöver vi kanske lära känna varandra på nytt, våga ty oss till varandra igen och vara med och bryta gränserna. Kvalitativa utlandskonferenser kommer bli ännu mer betydelsefulla nu när det åter blivit tryggare att resa.
Och att då ge sig utomlands ges alla chansen att upptäcka världen tillsammans, samtidigt som gemenskapen återskapas till kollegorna.
– För många kanske det fungerar utmärkt att arbeta hemifrån på heltid, utan några fysiska interaktioner med kollegor och kunder. Men det går inte att sticka under stol med att de flesta av oss mår bra av sociala interaktioner, av att få träffas och uppleva nya saker just tillsammans. Det främjar inte bara den sociala delen, utan kan även vara med och bidra till ett ökat välmående för dig själv som person, fortsätter Johan.
Efter att ha arrangerat konferenser i Italien i över 35 år har Johan Ekmark och La Villa lärt vad som är viktigt för en lyckad konferens, och hjälper även de som arrangerar att få ut det mesta av just sin resa.
— Med oss kan de släppa all kontroll, och vara gäst på sin egen fest.
Vi fungerar som en reseledare i bakgrunden, men vi befinner oss samtidigt på plats för att se till att allt flyter på som det ska i kulisserna. Det är kunden som står i fokus och med vår hjälp kan de då luta sig tillbaka och bara njuta, förklarar Johan.
– Och när det gäller Italien, har vi fullständig koll på landets alla gömda pärlor, exceptionella kulturupplevelser och smakförnimmelser som inte får missas.
Det är huvudingredienserna för en konferens olik någon annan man tidigare har upplevt.
Genom att hitta den röda tråden till sammanhållning och samtidigt ha kul längs vägen, skapas den där typen av minnen man bär med sig resten av livet. Vikten av en bra konferens kan vara svår att förstå innan man själv har upplevt den – men Johan och hans kollegor på La Villa vågar lova att det är ett minne som för alltid består – om allt genomförs på rätt sätt.
Extraordinära upplevelser ökar välmående och lycka i livet
Som i så många andra delar i livet spelar förväntningar en väldigt stor roll i hur vi upplever ett möte eller en upplevelse eftersom vi alla som individer har just olika förväntningar och motiv till varför ett visst evenemang eller aktivitet skapas.
För att kunna skapa extraordinära upplevelser är en grundläggande del att förstå vikten av helheten.
Men det är också viktigt att upplevelsens topp och slut levererar någonting extra. Är inte toppen och slutet bra, är sannolikheten stor att upplevelsen inte upplevs som just “extraordinär”
Skapandet av det extraordinära kan vara att hitta just det avvikande eller annorlunda och bygga utifrån det.
Sju saker att komma ihåg – för att planera den perfekta konferensen
Genom att satsa på rätt kort i planeringen ökar chanserna för en lyckas konferens – och för att skapa något som lyfter hela företaget till en ny nivå. Som en hjälpande hand tipsar därför teamet på La Villa om sju saker värda att tänka på nästa gång det vankas konferens.
1. Sätt upp ett syfte och mål med konferensen
Innan ni sätter igång med planering kan det vara bra att ta ett steg tillbaka, slå sig ned och tillsammans fundera över varför ni planerar en konferens. Vilka mål vill ni uppnå under era dagar i Italien? Och finns det någon inom företaget som är bättre lämpad att sätta ihop en konferens som faller alla, oavsett ålder och bakgrund, i smaken?
Att hitta rätt person att låta ansvara för planeringen hjälper till att spara in tid som annars hade gått outnyttjad – och ger samtidigt de bästa förutsättningarna för en minnesvärd konferens!
2. Se konferensen som en investering
En givande konferens är inte bara en rolig upplevelse för alla medarbetare – den är även en vinst för hela företaget! Att låta företagets kollegor lära känna varandra, och ges förutsättningarna att knyta nya band till varandra, gör även att förutsättningarna att göra ett bra jobb ökar. Med andra ord kan en välarrangerad konferens öka motivationen, effektiviteten och bidra till en mer välmående arbetsstyrka!
3. Våga ta hjälp med planeringen!
Det är en gammal myt att det blir billigare att sköta planeringen helt på egen hand. Men det som folk oftast glömmer är att den tid som en kollega viger åt planeringen – det är tid som tas från andra arbetssysslor. All kontakt med utomstående parter tar i regel mer tid än vad man tror och plötsligt har det blivit dyrare rent tidsmässigt att själv stå för planeringen. Genom att lämna planeringen till teamet på La Villa spar ni både tid, pengar och medföljande huvudvärk över saker som inte går som det ska!
4. Håll konferensprogrammet luftigt
Vi har alla varit där, i en stund där det stora engagemanget har gjort att man gapat efter alldeles för mycket. Detsamma gäller för konferenser, där det är allt för enkelt att fylla schemat med varenda rolig aktivitet man kan föreställa sig. I stunder som dessa kan det vara bra att bära med sig den gamla klyschan “less is more”.
Det är inte ovanligt att de allra bästa diskussionerna tar plats mellan inplanerade aktiviteter – och därför är det av extra vikt att lämna plats för luft i schemat!
5. Går det att motverka onödig stress?
En resa till ett land där man inte känner till kulturen eller språket kan orsaka mycket onödig stress. Är man dessutom ansvarig för planeringen, och för att allt flyter på när man väl kommit fram till sin slutdestination, kan det kännas ännu mer överväldigande.
För att slippa det extra huvudbryet, och minska risken för stress, finns La Villas medarbetare tillgängliga under hela konferensen. På så vis kan ni koncentrera er fullt ut på syftet med resan – att ha trevligt, bygga relationer, skapa visioner eller vad just ert mål är med resan.
6. Den rätta miljön är en viktig del i målbilden
Pulsen i en storstad, såsom Rom eller Milano, kan vara otroligt lockande. Och särskilt lockande kan tanken på att ha mängder av restauranger och aktiviteter precis runt hörnet vara. Men det stora utbudet av aktiviteter kan även göra att det större företaget har svårt att hålla samman under sin vistelse.
– Allt för många aktiviteter och möjligheter ökar risken för smågrupper som beger sig på olika håll. Genom att välja en mindre ort att besöka ser man till att sammanhållningen bibehålls – och att kollegorna kan mötas och umgås över samma aktiviteter. Det som är grunden för att skapa en minnesvärd konferens som sent ska komma att glömmas, säger Johan Ekmark.
7. Ingen ska lämnas utanför – låt alla följa med
Det är mer regel än undantag att företag består av olika slags kompetenser och därtill även avdelningar. Men det är en ordentlig fälla att som företag skicka iväg enbart sin säljavdelning på konferens, i hopp om att det ska bidra till en ökad försäljning inom bolaget.
Så, vad väntar ni på? Samla företaget och sätt igång med planeringen för nästa minnesvärda konferensupplevelse redan idag. Läs mer om konferenser, bröllop och fester med La Villa på www.lavilla.se