Krönika: Micke Darmell

Världens största studie om vad vi tycker om ett bra digitalt möte?
Vi drabbades som alla andra föreläsare och utbildare när viruset slog till. Allt i kalendern försvann. Skulle vi överleva som företag? Efter några månader började det ringa. I år har vi haft fullt. Varför? För att vi jobbar med intern kommunikation med fokus på möteskultur.

Vi har de senaste åtta månaderna utbildat och föreläst för 7500 personer och ställt samma två frågor. En forskare från ett universitet, som hade hört talas om detta, hörde av sig. Det måste vara den största studien kring digitala möten sa han. Vi hade inte ens tänkt tanken.

De två frågor vi ställt är:

1. När du varit på ett bra digitalt möte, varför blev det bra?

2. Vad är utmaningarna med de digitala mötena?

För ett år sedan var svaren till 50% på bägge frågorna, tekniken. Idag skriver endast 5% tekniken.

De vanligaste svaren på frågorna är: 

1. När det finns ett tydligt syfte och mål, när det är mindre grupper, när det är en agenda som hjälper mig förstå (dvs ingen talar eller ämneslista), när det skapas delaktighet och involvering, när alla är förberedda, när det som skall läsas in har kommit ut 5 dagar innan, när kamera är på och vi kan se varandra, engagemang, energi.

2. Att skapa engagerande möten, få deltagarna motiverade, fokus, kreativa möten, relationsskapande, kroppsspråk, skapa energi.

Det vill säga att svaren skulle lika gärna kunnat vara vilket möte som helst oavsett om det är ett digitalt mötes rum, i ett fysiskt rum eller en utomhus miljö. Vi har slirat även i de fysiska mötena även tidigare, men då kommit undan pga att vi fått träffas för att vi är sociala varelser. I det digitala faller vi platt. Vi behöver vara mycket noggrannare hur vi planerar och genomför ett digitalt möte.

Det som är intressant också att när vi bett alla deltagare skriva svaren i chatten så är det massor av olika svar. Dock! Alla kan skriva under på vad sina kollegor också skriver. För att få ett till ett bra möte så är det massor av detaljer. Inga svåra saker. Vad är det då som gör att vi inte gör detta? Det är en kultur. För att förändra den så behöver vi ta ett krafttag i våra organisationer för att skapa en gemensam ”gameplan” för vår möteskultur. 

Mitt råd är att:

1. Gör en inventering av alla möten i organisationen. Se över syftet som är en förutsättning för att vi skall få ett engagemang. Bestäm vilka möten som skall vara digitala, fysiska eventuellt hybrida. Se till att alla möten utgår från verksamhetsplanen. Annars är de troligtvis överflödiga.

2. Ta fram spelregler för era möten. Vad förväntas av mötesledare och mötesdeltagarna före-under-efter mötet. Säkerställ att ni levandegör era värderingar och ledarskap i era möten.

3. Utbilda mötesledarna så att de får verktyg för att skapa dessa effektfulla möten.

Mötena är kittet mellan allt vi ska åstadkomma. En bra möteskultur ökar genomförandekraften i organisationen, det skapa mer engagerande medarbetare och en bättre social arbetsmiljö. 

Det blir roligare på jobbet helt enkelt.