Möten blir det nya kittet

Det hybrida och mer flexibla arbetslivet efter pandemin för med sig en rad utmaningar. En av de viktigaste handlar om hur företag med flera ska kunna bygga och vårda gemenskap och kultur när alla jobbar på olika tider och platser. I det nya arbetslivet blir möten ett viktigt kitt som håller ihop medarbetare och bygger företagets kultur. Det gäller oavsett om deltagarna fysiskt befinner sig i ett och samma eller många olika rum. 

Innan pandemin, då majoriteten av oss befann oss på en och samma arbetsplats, hade vi spontana möten i korridoren, vid kaffeautomaten eller gemensamma luncher i köket. I dag är vi hänvisade till det inbokade mötet eller den arrangerade, sociala aktiviteten för att ett team ska delta i samma aktivitet samtidigt. Formen och kvaliteten på dessa samlingar blir avgörande för om de gör nytta. Dåliga möten kan vara kontraproduktiva, genom att skapa motsättningar och minska viljan att samarbeta. När mötena är bra ger de i stället deltagarna energi, engagemang och ökar motivationen för att bidra till de gemensamma målen. 

Så vem har då ansvaret för att möten blir bra och ger önskade resultat? Svaret är att det är ett delat ansvar. Den som planerar, den som leder och de som deltar har alla och i samverkan en möjlighet att påverka hur bra eller dåligt ett möte blir. 

Vi på Herr Omar brukar jämföra bra möten med musik som skapas av en orkester. Där har allt betydelse. Om ingen har förberett notblad blir det bara en kakafoni av ljud. Utan någon som leder orkestern, så kommer det som spelas inte att hänga ihop. Och sist men inte minst viktigt: Utan en variation av musiker och instrument, som kommer in i olika mängd och vid olika tillfällen kan musiken bli monoton och enformig. 

Hur mycket orkester och musik är mötena inom ditt team eller din organisation? 

Fem tips på hur du blir en bättre mötesdeltagare. 

1. Landa och jorda dig. 

Se dig omkring, dra några djupa andetag, sök ögonkontakt med övriga deltagare och fyra av ett leende. Du kommer att både se och uppleva hur du och andra får mer lugn och energi. 

2. Lägg bort telefonen. 

Sociala medier och annat pockar ständigt på uppmärksamhet, även vid möten. Detta då de boostar produktionen av dopamin som våra hjärnor fullkomligt älskar. Sätt telefonen på ljudlös och utom syn- och räckhåll. 

3. Bekräfta den som framträder. 

Kroppens spegelneuroner gör att leenden, gäspningar och annat smittar. Det gör att du kan hjälpa den som pratar eller framträder genom att söka ögonkontakt, le, nicka, ta anteckningar och visa att du är intresserad och road av det som sägs. 

4. Anteckna, helst för hand. 

Hjärnforskning visar att vi minns mer när vi antecknar, särskilt för hand eftersom handens rörelser bidrar till att programmera in kunskap i hjärnans långtidsminne. Se till att alltid ha papper och penna till hands och använd dem. 

5. Bryt in om mötet går på tomgång. 

Vi går ofta på möten som saknar aktiv ledning och där vissa med stort bekräftelsebehov tillåts prata mycket och länge. Att bryta in som deltagare kan göra dig till mötets hjälte. Hänvisa till tiden eller agendan och att ni kanske behöver komma till beslut. 

Fem tips på hur du blir en bättre mötesorganisatör (den som planerar och bjuder in till mötet). 

1. Gör syftet med mötet tydligt. 

Var klar över vad syftet med mötet är, redan när du bjuder in till det. Gå igenom syftet i inledningen och be om bekräftelse på att alla är med på det. Ett syfte är anledningen till att mötet arrangeras och inte den eller de aktiviteter (t.ex. att diskutera, nätverka) som ska ske. 

2. Gör inte mötet längre än det behöver vara. 

Vi pratar sällan om hur lång tid ett möte behöver vara. I stället råder det ofta en entimmes-norm. Bryt den genom att fråga hur lång tid det möte som föreslås verkligen behöver vara. 

3. Bjud bara in rätt och rätt antal personer. 

En av de vanligaste orsakerna till dåliga möten är att fel eller för många personer deltar. Bjud bara in de som krävs. Du kan också bjuda in andra som åhörare, men var i så fall tydlig med det och att det är frivilligt att delta. 

4. Ge deltagarna en chans att förbereda sig. 

Mycket mötestid går åt till att gå igenom underlag som deltagarna skulle kunna ha satt sig in i individuellt innan mötet. Skicka ut strukturerade underlag innan, men bara det som är nödvändigt, inte hela långa rapporter. 

5. Gör det klart vad ni kommit överens om. 

Bra möten avslutas genom att gruppen går igenom vad som behöver göras efter mötet, av vem och när. Om du vill få ytterligare effekt är det klokt att också skicka ut en summering med tids- och ansvarssatta att göra punkter efter mötet. 

Fem tips på hur du blir en bättre mötesledare (den som leder och faciliterar mötet – ibland samma person som är mötesorganisatör). 

1. Se till att komma förberedd. 

Att vara förberedd är A och O för att kunna göra ett bra jobb. Det gäller också när du ska hålla i ett möte. Gå igenom agendan, alla underlag och skissa på vilka frågor eller diskussioner som kan komma upp under mötet. 

2. Börja leda samtalet redan en stund innan. 

En bra mötesledare är som en god värd för en middag. Se stunden innan mötet börjar som ett mingel med välkomstdrink. Hälsa alla välkomna och bolla upp ämnen för ett trevligt samtal där alla som vill kan och får vara med, även de som är med på distans. 

3. Börja mötet i tid. 

Vi sätter normer genom exempel. Om du väntar in de som kommer sent kan det lätt bli en norm att mötet börjar när alla kommit och inte på den utsatta tiden. Respektera de som är punktliga genom att börja mötet på annonserad starttid. 

4. Inled med ramar och regler. 

Vi människor gillar att få ramar och regler för vad som förväntas av oss. Att man får använda digitala prylar om det behövs för mötet eller att man går åt sidan om det dyker upp annat som behöver tas hand om. Det är ett par exempel på hjälpsamma regler. 

5. Hantera dikeskörningar och ekorrhjul. 

Dikeskörningar är när någon börjar diskutera något som mötet inte ska handla om. Parkera då frågan på en lapp och hänvisa tillbaka till agendan. Ekorrhjul är ändlösa diskussioner. Hänvisa exempelvis till att ”då tolkar jag det som att vi har två förslag på hur vi ska göra” och föreslå en omröstning för att komma vidare. 

---

Text: Jörgen Dyssvold