Vad händer med de fysiska mötena efter Covid?

Det här är en fråga som både mötesindustrin och kunder ställer sig just nu.

I denna text försöker Kick Off:s krönikör Micke Darmell bena ut vad som händer hos kunderna just nu och vad det är för ”omställning” mötesindustrin behöver göra.

I 13 år har vi på Möteskulturdagen stått varje år och sagt att möteskultur är en ledningsstrategis fråga. Alla har hummat med, men jag har inte sett att ledningsgrupper gått i handling. Jag har heller aldrig träffat en ledningsgrupp eller koncernledning under alla dessa år som inte tyckt att möten inte är viktiga. Det är bara det att de har prioriterat möten och inte heller premierat bra möten. Få har lagt in möteskunskap i sina befintliga strukturer som ex kompetensplanen. (Endast 5% av chefer är utbildade i möteskultur eller mötesledning). Viktighetsgraden har varit låg för en hållbar möteskultur.

Fram tills pandemin kom

För att förstå att detta inte uppstått nu utan bara synliggjorts nu så låt mig ta tillbaka dig till 1970-talet. Till dess hade, i stort sett, bara chefer deltagit i möten. 1976 kom en lag, Medbestämmandelagen, som bl.a. hade till syfte att alla skulle få komma till tals. Tänk vad fantastiskt att leva i ett land som har det lagstiftat! Ur denna lag födde arbetsplatsmöten som idag på många håll kallas arbetsplatsträffar, s.k. Apt-möten.

Det märkliga är att våra Apt-agendor är i stort sett identiska med dem från 70-talet. Den enda skillnaden är att det är fler punkter på agendan. De flesta vittnar om att deras Apt-möten är tråkiga, saknar energi och ofta är en monolog.

Men tillbaka till syftet! Vem vill inte ha ett möte där man tillsammans skall skapa en bättre arbetsplats? Hand upp du som inte vill ha det. Exakt, detta möte borde sjuda av energi och kreativitet.

Energi och kreativitet

Innan Pandemin har vi varit ok med att våra möten inte varit ok. Vi har varit ok med att hälften av våra möten saknar ett tydligt syfte & mål, vi har varit ok med att någon) ofta samma personer) kommer lite sent, att vi inte involverat utan kört monolog, etc. Men säger du kanske, -det har väl inte varit ok? Ja det har iaf inte fått några konsekvenser, så har möteskulturen i många organisationer sett ut.

När vi sedan kastas in i de digitala mötena avslöjas allt bara, det synliggörs! Vad har de då fått för konsekvenser? Jag törs påstå att viktighets graden har åkt upp markant. Det finns nog ingen ledningsgrupp som inte haft möteskulturen upp på agendan i år.

Sju timmar i digitala möten

Helt plötsligt är det ok att säga att vi inte har bra möten, att det är svårt att involvera och skapa engagemang. De flesta chefer vittnar om ännu mer mötestid eftersom det är mycket lättare att skicka ut en länk än att första hitta ett konferensrum och att sedan alla skulle vara med på plats. Jag har pratat med många chefer som siter sju timmar om dagen i digitala möten. Det är misshandel mot både hjärna och kropp.

Även om man vabbar eller är sjuk så helt plötsligt är man med på mötena ändå.

Detta sammantaget gör att allt fler företag och organisationer tar tag i sin möteskultur. Det som är positivt med detta är att när de digitala mötena blir bättre så kommer även de fysiska bli bättre. Vi behöver ett helt nytt mindset till framtidens möteskultur. Det är möten där alla får känna lust, mening och delaktighet. Möten är ett tillsammansäventyr!

Branschen måste kunna mer än kunden själv

Mötesbranschen kommer således få kunder som kan mycket mer om möten framöver och det blir då en utmaning att själv förstå detta och att själva bli bättre. En mötesanläggnings produkt är inte en lokal, mat eller aktiviteter. Produkten de säljer är möten. För att kunna göra detta på bästa sätt behöver de kunna mer än kunden.

Vi har varit med i en del webinars som destinationer och andra mötessamordnare haft. Vi har då bl.a. ställt frågan till deltagare som kommit från mötesanläggningar.

-Hur mycket av de tidigare mötena som kunder hade hos er kommer att komma tillbaka tror du?

Svaren har skiftat från 30% till 100% men de flesta tror att många möten kommer att försvinna. När vi ställde frågan till 1100 digitala deltagare, kunder, på Möteskulturdagen om vilka möten de kommer att lägga på våra mötesanläggningar post corona så blev svaret att i stort sett de flesta mötena kommer att komma tillbaka.

De flesta är så trötta på de digitala mötena och längtar tillbaka att träffas igen.

När kunderna nu också tar fram en tydlig struktur för vilka möten de skall ha digitalt eller fysiskt så kommer det att gynna mötesindustrin och givetvis kunderna själva.

Kairos Future har gjort en analys där de tror att ca 20% av de möten som tidigare bokades på en mötesanläggning kommer att försvinna. Samtidigt säger de att vi människor ofta har en benägenhet att övervärdera ”nuet” i en kris.

Slutligen, vad behöver då mötesanläggningar göra?

Bli bättre på möten än kunden så vi kan agera mötesrådgivare och inte ordermottagare.
Omfamna det digitala. Vi behöver lära oss de möjligheter det digitala erbjuder så vi kan erbjuda kunder olika lösningar. Den hjälpen vi kan ge kunden leder till fler affärsmöjligheter.
Vilken teknik behöver ni komplettera med? I de små konferensrummen och i de medelstora? I de stora har vi oftast en bra teknik. Utbilda också ALL personal så att de är trygga med tekniken. Här kan vi göra skillnad. Alla behöver inte ha en studio, men alla behöver kunna teknik och de olika plattformarna.
Gör en inventering vilka kunder ni har och vilka möten de har hos er. Skapa ett möteskoncept utefter detta. Ha fokus på kundens möten och hur ni kan hjälpa dem få bättre effekt av dem.

Jag är övertygad av att de aktörer som nu orkar ha två tankar i huvudet samtidigt, trots det stålbad alla går igenom, t.o.m. kan gå stärkta ur denna kris. Vi behöver tänka om när det gäller vad vi erbjuder, skapa nya affärsmodeller och sist men inte minst utbilda den egna personalen på mötesanläggningen. Då kommer vi återigen i framtiden ha kunder som besöker våra anläggningar för att skapa den förflyttning de vill göra med hjälp av riktigt bra möten!

Micke Darmell, föreläsare & författare inom möteskultur.

Vill du boka Micke på nästa konferens eller som talare hjälper vi dig. Kontakta oss för bästa offert.

Har du tips inom mötesindustrin du vill dela med dig av. Kontakta oss!