När kontoret blir ”klubben”

Allt fler arbetsgivare vittnar om hur svårt det är att locka tillbaka sina medarbetare till kontoret. Det efter ett par år där de haft möjlighet att kunna jobba hemifrån på heltid. Några försöker lösa det med kontorsplikt. Andra med att ibland bjuda på frukost eller fika. Men ett mer effektivt sätt skulle vara att upplevelsedesigna kontoret till något helt annat. Exempelvis en klubb. En plats som medarbetarna kan längta till. 

Det var måndag. Jag steg upp, tog en dusch och åt lite gröt och ägg innan jag begav mig mot jobbet. På vägen dit funderade jag på hur kontoret skulle se ut nu, efter omgörningen. Sedan pandemin ville färre resa till kontoret. Efter flera månader med halvbelagda skrivbordshav hade ledningen bestämt sig för att göra om. De hade fått förslag från flera olika arkitekter, men hade till sist bestämt sig för att gå i en annan riktning. Med hjälp av ett team bestående av en beteendevetare, en psykolog och ett par upplevelsedesigners skulle de skapa en helt annan typ av kontor. Det kanske inte ens skulle kallas kontor utan snarare bli en upplevelsedesignad plats för möten, arbete i grupp och sociala aktiviteter. En plats som medarbetarna kunde längta till. Men inte bara för det gemensamma. Eftersom det också fanns de som inte kunde eller ville göra det individuella och fokuserade arbetet hemma, så behövde det finnas platser också för det.  

Jag skummade igenom lite nyheter på mobilen innan jag klev av tunnelbanan och promenerade den sista sträckan. Utanför såg allt ut som vanligt. Mina förväntningar sjönk och jag tog hissen upp till plan fem där jag steg av.  

Plötsligt befann jag mig som i en skog. Doften av blommor slog emot mig lika starkt som värmen av vårsol och ljudet av koltrastar. Golvet hade blivit en äng och väggarna doldes av träd och buskar. En grön portal ramade in en öppning som ledde vidare. Spänd av förväntan gick jag genom den och kom in i något som bäst kan beskrivas som ett ljust sommarlandskap. Taket var en blå himmel och belysningen kom ifrån vita moln som gungade lätt. Väggarna och golven var ljust gula och det stora rummet var inrett med cafémöbler för samtal, parkbänkar för reflektion, träd och buskar. Här och där stod det telefonkiosker för telefonsamtal och videomöten. Också här gjorde sig naturen påmind genom både dofter och bakgrundsljud. 

Längs en vägg fanns det dörrar som såg ut att leda in till något som liknade bodar. Jag tittade in i några av dem och förstod att det var projektrum för möten och grupparbete. Vart och ett hade ett landskap som tema och var inrett lite som en lyxig lägenhet eller hotellsvit. Därinne fanns en avdelning som var matsal och en annan som var mer som ett vardagsrum. Där fanns också en minibar där du kunde göra kaffe och te eller förse dig med mellanmål och snacks från en kyl. 

Längre in i landskapet kom jag till en lokal som kändes som en stor nattklubb. Med discobollar i taket, ett dansgolv, en stor bar och gott om bord och stolar i olika färger och former. Det var tydligen den nya mötesplatsen för frukostar, luncher, fikastunder, after works och andra sociala aktiviteter. I korridoren bakom fanns det toaletter, omklädningsrum med duschar, och några små rum för meditation eller vila. Det fanns också ett par rum där den som ville kunde gå in och fuldansa en stund – utan att synas. 

I den andra änden av landskapet fanns ett cirkustält med olika typer av arbetsplatser för den som ville jobba enskilt. Stora ljuspelare skapade dagsljus och i bakgrunden hördes skön loungemusik. På varje plats fanns en stör-ej-lampa, för den som behövde jobba ostört. Strax intill fanns det också ett bibliotek för den som ville jobba i tystnad.  

Vi samlades upp i det stora sommarlandskapet där chefen hälsade oss välkomna till ”klubben”. Det här var vårt nya hem för möten, att arbeta tillsammans och för sociala aktiviteter. Varje team skulle få ett fast schema där några dagar var vikta för samarbete och möten på klubben. Resten av tiden kunde vi välja om vi ville jobba där, hemma eller någon annanstans. Det fanns också ett schema med fria aktiviteter som exempelvis bokcirklar, spelkvällar, träningspass på dansgolvet eller promenad- och löppass utomhus. 

Våra personliga saker kunde vi förvara i varsin låsbar vagn som var lätt att rulla med sig. En projektgrupp kunde också låna varsitt rullbart skåp. Där kunde de samla sina projektplaner och annat och enkelt fälla upp allt när de hade möte inne i ett av projektrummen. Alla fick också sitt eget betalkort som kunde användas för att köpa luncher, mellanmål, fika och snacks som automatisk drogs på nästa lön. Chefen avslutade sin presentation och bjöd upp till dans och smoothies inne i nattklubben. 

Jag vaknade till och insåg att allt hade varit en dröm. Men min dröm kändes varken overklig eller som någon utopi. Det skulle ju inte krävas någon rymdteknologi eller miljardinvestering för att den skulle kunna bli verklighet. Nåväl. I väntan på det får vi fortsätta gå till andefattiga och själlösa kontor där desperata arbetsgivare emellanåt bjuder på frukost – för att locka dit medarbetarna åtminstone någon gång ibland. Övriga tider ekar det tomt. Är det verkligen så smart? 

Hör gärna av dig om du vill bolla idéer om hur en arbetsplats kan upplevelsedesignas. Kontaktuppgifterna hittar du på Herr Omars hemsida. 

Fem insikter om hur ni skapar en efterlängtad arbetsplats. 

Skippa piskan och satsa på morötter 

Att tvinga medarbetare att resa till och befinna sig en mängd timmar på en viss plats kan påverka både motivationen och prestationen. Vi väljer att vara och arbeta där vi trivs bäst. Fika eller frukost lockar bara till just det tillfället. Därför är det mer effektivt att hela arbetsplatsen och allt som finns där gör att man vill tillbringa mycket av sin arbetstid där. 

För att bygga och bibehålla både gemenskap och företagskultur är det värdefullt, om inte helt avgörande, att medarbetarna regelbundet får tillfälle att mötas och göra saker tillsammans. Det bidrar till att skapa en känsla av tillhörighet och lojalitet för företaget och minskar risken för att medarbetarna lämnar vind för våg när något annat lockar. 

Lär dig skillnaden på djupt, grunt, bakåtlutat och framåtlutat arbete 

Grunt arbete är sådant vi kan göra nästan på autopilot, exempelvis att bokföra kvitton eller sortera mail. Sådant som kräver mycket fokus och tankekraft, exempelvis att skriva en rapport, kallas djuparbete. Bakåtlutat arbete är exempelvis att reflektera, kanske för att komma på idéer. Det gör man bäst borta från datorn. Framåtlutat är arbete ”hands on” vid datorn – grunt eller djupt. 

Fundera på hur arbetsplatsen kan erbjuda ytor för både grunt och djupt arbete. Se också till att det finns plats för bakåtlutat arbete, alltså att tänka och reflektera – ensam och i grupp. 

Schemalägg och gör funktioner bokningsbara 

Skapa ett grundschema för varje team, så att de vet vilka timmar och dagar de ska arbeta tillsammans och att de då har tillgång till de gemensamma lokalerna. Övrig tid bör arbetsplatser och andra ytor, liksom eventuella fria aktiviteter, vara bokningsbara. Glöm inte att ett visst antal medarbetare behöver befinna sig på arbetsplatsen för att övriga ska vilja komma dit, en så kallad kritisk massa. Då blir det värt att lämna den ensamma hemmiljön. Ett tomt kontor lockar få.  

Funktionsdesigna för alla sinnen 

Arkitekter och inredare lägger ofta nästan allt fokus på det visuella. Men synen är bara ett sinne. Hur saker doftar, känns, vilka ljud som finns i bakgrunden och kanske rentav hur saker smakar påverkar hur vi mår och presterar. Det beror på att yttre intryck styr kroppens produktion av lyckohormoner som dopamin och endorfin, som i sin tur ökar motivation, ork och vilja. 

Inredning är bara halva lösningen 

Att få jobba på ett snyggt kontor är så klart en lyxig bonus. Men för att det ska bli en plats att trivas på, längta till och där spännande saker händer mellan dem som är där krävs det mer. Exempelvis också designade upplevelser och aktiviteter. Men även utrymme för den som inte kan eller vill arbeta enskilt och fokuserat hemma eller på någon annan plats.