Sveriges största tidning om konferenser och möten

Behovet av att mötas – och att göra det säkert

Värmande brasa från Nova Parks Water Lounge

Text: Malin Svantesdotter

Att ständigt anpassa sig efter omvärldens behov har gjort att Nova Park och Steningevik idag kan tänka om och nytt när det krävs. Med ett starkt säkerhetstänk redan innan pandemin slog till är de en trygg konferenspartner när företagen åter är redo att mötas.

Och just behovet av att mötas är efterfrågat och inte minst viktigt efter årets hemmaarbete och möten på distans. Det finns ingen som kan förutspå händelser framåt och det vi tidigare ansåg som vår normala vardag har idag totalt förändrats. Nu gäller det dock att skapa samt bibehålla relationer med våra kollegor genom säkra möten.

– När mötesbranschen fick mattan dragen under fötterna i början på året så fick branschen ställa om mentalt. Tidigare har vår bransch kanske sett digitala möten som ett hot, men vi har snarare insett att vi inte slåss mot digitaliseringen eller att folk jobbar hemifrån, utan vi fokuserar nu på och försöker lyfta vad det är man förlorar när man jobbar hemma, berättar Magnus Ericsson, vd för Nova Park och Steningevik.

Flest ensamhushåll i hela världen

Det är människorna som är ett företags viktigaste kapital, så hur påverkar distansarbetet egentligen våra relationer? Sverige har flest ensamhushåll i hela världen och för vissa är det på arbetet den främsta sociala kontakten sker. Studier som Harvard har gjort under de senaste 80 åren visar att det är kvalitativa och långa relationer – att vara tillsammans som korrelerar starkast med vår upplevelse av lycka. Bristen på detta gör att såväl välmående som motivation till jobbet kan påverkas negativt.

“Snacket vid kaffemaskinen kanske ses som lite löjligt svenskt”

– Vi hör ofta från både vänner och gäster att hemmaarbetet gör att man tappar relationen till sina kollegor. Snacket vid kaffemaskinen kanske ses som lite löjligt svenskt, men det är otroligt viktigt. Jag lägger exempelvis min första timme när jag kommer till jobbet på att gå runt bland mina anställda och säger god morgon – för att stämma av hur de mår och känna in om något har hänt. Det skapar snabba, informella kommunikationsvägar som är svårt att replikera digitalt.

Magnus Ericsson

Det lyfts ofta hur effektiviteten har lyckats upprätthållas trots hemarbete, men Magnus ifrågasätter vad som kommer att ske om tre, sex, nio månader eller ett år?

– Alla upparbetade relationer som skapar företagskulturen kommer att påverkas. Ledarskap handlar till stor del om att träffa människor, vilket har skapat ett glapp i dagsläget eftersom vi inte träffas.

En stark företagskultur – viktigare än någonsin

Alla framgångsrika bolag har en sak gemensamt – stark företagskultur. Något som riskerar att påverkas i takt med att fysiska möten uteblir. En fantastisk produkt eller affärsidé går att

kopiera, däremot är sammansättningen av medarbetarna den allra mest unika konkurrensfördelen.

– Säg att vi skulle ta bort fysiska möten under ett helt år. Det kommer tveklöst att skapa förluster i företagskulturen, påverka lojaliteten till sin arbetsgivare och medarbetarna mister glädjen av att jobba. Det gäller att mötas för att bibehålla kulturen i företaget och för att skapa glädje och samhörighet.

En kund till Nova Park jämförde det en gång med kärlek. Man behöver ge kärlek för att få kärlek tillbaka och man behöver ge energi för att få energi tillbaka. Ett team som inte får påfyllnad av energi kommer varken må eller prestera lika bra.

Magnus nämner att det däremot inte kommer se likadant ut när vi väl möts. En större kick-off som arrangeras under ett år kanske delas upp i flera mindre möten. Delar man upp organisationen vid olika tillfällen kan även avdelningsöverskridande möten vara en bra idé.

När det digitala mötet är slut, så är det slut

– Vid hemmaarbete har man oftast bara kontakt med sitt team och de man i övrigt jobbar tätast tillsammans med. Då tappar man kontakten med de som tillhör andra avdelningar. De vi annars ser på lunchen eller i hissen möter vi inte längre. Företag riskerar att bli isolerade i olika grupper, och därmed tappa innovation som man får genom informell interaktion mellan avdelningar.

Magnus poängterar att han inte anser att hemarbete är något dåligt. Det finns många fördelar. Men även om många kommer att fortsätta arbeta från hemmet så är det långt ifrån alla som kan ha ett hemmakontor. Många behöver fortfarande fysiskt befinna sig på sitt arbete och många möten behöver fortfarande ske fysiskt.

– För de som kan jobba hemma krävs vissa fysiska möten kring sådant som inte går att göra digitalt. Relationsskapande och den kreativitet som kommer från ett möte går inte få till på samma sätt genom Zoom, Skype eller Teams. Ibland krävs exempelvis lite betänketid under fikarasten att diskutera efteråt. Men när det digitala mötet är slut, så är det slut.

Även konflikthantering och komplex problemhantering blir svårare att hantera på distans. I dagsläget har vi arbetat hemma under en relativt kort tidsperiod, för att säga om alla delar i verksamheten kommer att fungera önskvärt på sikt.

En investering i säkra möten

Nova Park och Steningevik har alltid legat i framkant när det kommer till säkerhet. Nova Park var det första hotellet i Sverige som blev säkerhetscertifierat genom Safehotels Alliance och Steningevik anslöt strax efteråt.

I och med låg beläggning på konferenshotell så är det många som krigar i affären och därmed går ner i pris. Men Magnus poängterar att det inte är läge att sikta in sig på ett billigt möte.

– Det är nu man behöver ha möten som verkligen är bra. Vi ser det inte som att man spenderar pengar, utan om ni kanske bara ska ha ett möte i år, se till att verkligen investera i ett bra och säkert möte. Det gäller att se över vilka möten som verkligen krävs och när de väl hålls, då ska de vara säkra och av högsta kvalitet.

Tänket fanns redan innan pandemin

Att tänka säkerhet kring olika områden ligger väl grundat i Nova Park och Steningeviks dna. Redan 2012 inhandlades handsprit på småflaskor för att förhindra vinterkräksjuka och andra influensor som dyker upp varje år.

– Vi har alltid haft ett säkerhetstänk och när pandemin slog till är det inte så att vi har laddat ner en checklista för att bocka av i panik. Det har alltid funnits i vårt sätt att arbeta. När företagen nu behöver balansera vikten mellan risken och behovet av att mötas är valet av anläggning extra viktig. Vi har bland annat bra luftiga lokaler och en ventilation i världsklass, som nu är viktigare än någonsin. Vi finns till för att facilitera möten för andra och vad företagen än behöver, så löser vi det! avslutar Magnus.

Boka Nova Park eller Steningevik eller läs om andra mötesplatser här

Kontakta gärna redaktionen om du vill tipsa om nyheter