Stockholms-mässan-banner

Sveriges största tidning om konferenser och möten

Tema och ämnen är bara råvaror

Många arrangörer saknar tiden före pandemin då en assistent eller någon annan snabbt kunde sätta ihop en konferens. Det är dock få deltagare som saknar dessa tillställningar. Att sätta en rubrik för en programpunkt är bara som att köpa en förpackning med exempelvis tomater. Det är vilken maträtt man i nästa steg lagar och serverar av tomaterna som blir intressant. Helst bör alla programpunkter också hänga ihop tematiskt så att de tillsammans skapar en minnesvärd helhetsupplevelse. 

Vi får ofta frågan om vilken av alla förändringar inom event och möten som skett under pandemin som vi hoppas kommer bli mest bestående. Svaret är att vi hoppas få se hur fler kommer att fortsätta lägga mer tid och energi på att skapa ett intressant innehåll. Innan pandemin kunde arrangören komma undan med att det som presenterades från scenen var mediokert eller tråkigt. Detta eftersom det fanns en stor bonus, nämligen allt intressant som skedde utanför mötesrummet under pauser och annat. Man anmälde sig och deltog mest för att få träffa andra. 

Med pandemin och restriktioner som förbjöd oss att samlas fysiskt försvann denna bonus. Helt plötsligt blev innehållet i programmet både viktigt och intressant. Allt fler insåg att de behövde lägga mer möda på vad som presenterades. Detta för att få tillräckligt många att både anmäla sig, ansluta och helst också stanna. 

Innan pandemin kunde arrangören komma undan med att slarva ihop en konferens. Boka lokal, teknik och måltider. Sedan donera bort en timme av programmet till ett antal föreläsare. Simsalabim så hade de satt samman en konferens de många gånger till och med tog betalt för. Det funkar inte längre och kommer inte heller att fungera när pandemin väl är över. 

Vi bör se en konferens som en redaktionell produkt. Den kan vara som en samling kortnoveller som i bästa fall hänger ihop, åtminstone tematiskt. Ännu bättre är att se konferensen som ett månadsmagasin där arrangören har full kontroll på innehållet – allt från rubriker till längd, antal bilder och andra detaljer. 

Det tema som sätts för konferensen och de rubriker man ger de olika programpunkterna gör man klokt i att se enbart som råvaror. En rubrik kan jämställas med att du har köpt tjugo kilo tomater. Visserligen av en god sort, men det är vilken maträtt som lagas och serveras av tomaterna som blir intressant. 

Här kommer en kort instruktion för hur du kan skapa något kulinariskt intressant av en god råvara. Var inte rädd för att ta hjälp av någon om du inte har den tid eller kunskap som krävs. 

Sätt ett tema som håller ihop alla programpunkter 

Om vi ska ta till metaforspråket också här, så kan det likställas med att besluta om en buffé ska ha asiatiskt eller medelhavstema. 

Ta fram idéer på vad som ska serveras 

Programpunkterna och rubrikerna får motsvara maträtterna du vill servera på din temabuffé. Den får gärna bestå av flera aktiviteter som var och en bör vara max tjugo minuter lång. 

Identifiera vilka som bäst kan laga det som ska serveras 

Spåna fram vilka föreläsare, samtalsdeltagare och andra som kan bidra till att skapa den programpunkt med det innehåll som du vill att dina gäster ska få ta del av. Kontakta dem och var tydlig med vad det är du vill att de ska bidra med. 

Be om smakprov längs vägen 

Håll löpande kontakt med alla som ska bidra med innehåll och aktiviteter. Be dem skicka över manus, bilder och annat så att du kan säkerställa att det är i linje med det du önskade. Våga be om förändringar om det behövs. 

Glöm inte värdskapet 

Ett gott värdskap är lika viktigt under en konferens som vid en middag för nära vänner. Se till att ni är flera som delar på värdskapet om gästerna är många. Rör er och säkerställ att alla trivs och att ingen känner sig utanför. Om deltagarna är på distans är det svårare. Men det minsta man kan göra är att ha en värd för chatten. Någon med uppgift att hälsa alla välkomna, svara på frågor och löpande ge information om programmet och de som medverkar. 

Vi på Herr Omar önskar er ett gott nytt år 

Då detta är årets sista artikel så vill vi passa på att önska er alla ett gott nytt år. Låt oss hoppas att det blir ett år där pandemin släpper greppen om våra liv och ger oss friheten att åter kunna välja vad vi vill göra av våra liv och hur. 

Jörgen Dyssvold är mötesdesigner vid mötesbyrån Herr Omar och har mer än 20 års erfarenhet av att planera och producera allt ifrån TEDx konferenser till världsrekord och presidentbesök. Han är också skapare av Meetfulness – läran om hur man skapar möten, som uppnår målen och har kul på vägen. Du kan komma i kontakt med Jörgen via herromar.se