Tillsammans är vägen tillbaka

Prognoserna för mötes- och evenemangsåret 2020 såg bra ut, för både Uppsala och Sverige. Men covid-19 och pandemin förändrade allt. Krisen var och är ett pågående faktum. Och det råder inga tvivel om att besöksnäringen och föreningslivet är bland de absolut hårdast drabbade.

Text: Redaktionen Foto: Pressbilder

Vi lever i av- och ombokningarnas tid, det flyttas fram och bokas om. Uttryck som ”vi ställer inte in, vi flyttar fram” eller ”vi ställer inte in, vi ställer om” finns i de flestas vokabulär. Det enda vi vet säkert är att vi inte vet när allt detta är över. Sammantaget kommer vi märka av coronakrisen under en lång tid framöver. Frågan är vad gör vi av den? Krisen alltså. Vad har vi lärt oss av 2020? Vad har vi gjort under 2020 som faktiskt har gett effekt? Kick Off har träffat Uppsala Convention Bureau som hävdar att ”tillsammans är vägen tillbaka”.

Globala trender påverkar verkligheten

Världen förändras konstant. Förändringar av invånarnas värderingar, befolkningens sammansättning, teknikutveckling, globalisering och klimatpåverkan är fem globala trender som ständigt påverkar verkligheten vi lever i. Då och då inträffar också plötsliga och helt oförutsedda händelser som får en enorm påverkan på samhällsutvecklingen och våra verksamheter. Covid-19 är en av dem. – Det är en tuff tid för många inom mötes- och evenemangssfären och att tänka på framtiden ligger kanske inte närmast till hands. Men vi måste. Att vara optimistisk är inte att förneka vad vi står i nu”, säger teamet i Uppsala. Att vara optimistisk är att tänka och verka för att framtiden är ljus, fortsätter de.

Uppsala valda att gasa i pandemin

Enligt Uppsala Convention Bureau har det aldrig varit enklare att förklara effekterna av möten och evenemang, för när möten och evenemang uteblir så märks det tydligt. Och för alla. När pandemin slog till valde Uppsala att gasa. Den redan befintliga strategin för att få fler möten och evenemang till staden intensifierades i samband med att restriktionerna i mars 2020 infördes. Uppsalas Convention Bureau har haft fullt fokus på framtiden sedan dess. Under de senaste åtta månaderna har teamet tillsammans gått igenom över 14 500 internationella möten och evenemang i detalj och ur det identifierat de arrangemang som Uppsala har kapacitet för och som lirar med stadens strategier och styrkor, men som också har lokala personer som sitter på möjligheten att åta sig ett värdskap.

Målet är att fler ska våga tacka ja till möten och evenemang på hemmaplan

I Uppsala har man också lagt ett stort arbete på att förtydliga sin kommunikation och förenkla för arrangörer i att våga ta beslut om sammankomster i framtiden. Det redan befintliga arrangörsstödet har både förbättrats och utökats. Och när Uppsala Convention Bureau snart kliver in i det nya året så har enheten vuxit från fyra personer vid starten av 2020, till tio. Allt för att kunna understödja näringslivet, förbunds- och föreningslivet och enskilda arrangörer. Målet är att ännu fler ska våga och vilja tacka ja till ett möte eller evenemang på hemmaplan i Sverige, och inte minst målet om att fler ska ta del av effekterna av dem.

Era ledord är ”Det ska vara enkelt att arrangera möten och evenemang i Uppsala”, hur menar ni då och hur ska ni uppnå det?

– Som förening och arrangör ska man inte behöva känna att man enskilt är den som tar hela risken när det är så många som vinner på att mötet eller evenemanget arrangeras här. Vill vi vara med när det går bra, så måste vi också orka stötta dem i motgång. Men för det behöver vi nå en gemensam förståelse för hur ett möte eller evenemang kan ge långsiktig positiv påverkan för destinationen och målgruppen, svarar Anna Lindström, Chef Möten & Evenemang, Uppsala Convention Bureau.  

Vinning för staden, forumet och deltagarna

Uppsala förklarar det som att det handlar om att hitta det som är en ”win-win-win”, det vill säga vinning för staden, forumet och deltagarna. Att tidigt tydliggöra de olika parternas skilda drivkrafter och mål, för att optimera tid och ekonomiska resurser för bättre och starkare arrangemang på lång sikt. Är det arbetet väl utfört så blir det också lättare att faktiskt parera riskerna vid händelser som omöjliggör ett genomförande, resonerar man.

Internationella möten och evenemang är extra viktiga för Sverige då de bidrar till exportintäkter. Men så här mitt i pandemin, med både reserestriktioner och regionala rekommendationer känns väl en internationalisering som ett rejält risktagande?

– Om man tänker så, tror jag att perspektivet är alldeles för kort. Vi behöver agera nu och inte sen, för då står vi istället inför en förlängd kris. Vi behöver internationella värdskap för Sveriges fortsatta tillväxt, utveckling och attraktionskraft. Och den internationella konkurrensen om möten och evenemang har successivt ökat för varje år, redan innan pandemin. Vi får svårt att upprätthålla en internationell konkurrenskraft om för stort fokus enbart läggs på de inhemska arrangemangen. Jobbar vi inte på den internationella mötes- och evenemangspotentialen idag är risken stor att vi kommer se oss omsprungna av andra länder i framtiden, säger Anna Lindström, Chef Möten & Evenemang vid Uppsala Convention Bureau.

Enligt Uppsala är det alltså internationella arrangemang som måste vara det gemensamma målet. De berättar vidare om sina tankar kring hur samarbeten är den enda vägen tillbaka efter krisen. Kortsiktigt så är möten och evenemang tveklöst positiva för besöksnäringen. Och med utökade marknadsunderlag i form av inresta gäster så skapar det goda förutsättningar för ett bra urval av restauranger, handel och hotell året om. Kanske är de också en bra marknadsföringskanal för ytterligare besök då de ofta är våra besökares första möte med staden. Det skapar arbetstillfällen och fritidsmöjligheter för oss som bor här. Men hur samarbetar man i en konkurrenssituation?

Ni pratar om den internationella konkurrensen, men tävlar inte även svenska städer med varandra?

– Under de senaste åtta månaderna, när vårt fokus har varit att söka mer kunskap om de internationella kongresserna och evenemangen så har vi lärt oss så mycket mer om Sveriges potential som mötes- och evenemangsland. Vi har sett hur nätverken är byggda internationellt, var expertkunskap finns och hur olika regioner särskiljer sig och kompletterar varandra. Det finns definitivt möten och evenemang så att det räcker till oss alla. Och de tar tid att få till. Det är ingen ”quick fix” eftersom det handlar om långa led- och beslutstider. Men det vi inte jobbar för idag kommer inte ske imorgon, säger Lisa Wästberg, Research & Sales, Uppsala Convention Bureau.

Ansvar att säkra möten och evenemang till Sverige i framtiden

I Uppsala ser man en väg framåt i att underlätta för nätverkande mellan städer, arrangörer och besöksnäringen med gemensamma mål om smarta lösningar, allas vinning, större effekt och det dessutom genom mindre arbetsinsats. Var och en har vi fått ta ansvar för att minska risken för smittspridning. Kanske är det nu läge att ta ansvar för att göra vad vi kan för att säkra möten och evenemang till Sverige i framtiden.

Jonas Ekebacke, Evenemangslots, Uppsala Convention Bureau tycker att det dubbel-jobbas för mycket men ser en chans till samarbeten.

– Sveriges resurser är begränsade. Behovet fanns redan innan pandemin men i kriser ligger förändringar och innovativa arbetssätt närmare till hands tänker vi. För att få till de mer långsiktiga effekterna av möten och evenemang behöver nya samarbeten tillkomma, på riktigt. Nu har vi vår chans. Samarbeten mellan städer, förbunds- och föreningsliv, för att identifiera den bredd av aktiviteter som kan bidra till arrangörernas, såväl som destinationens målsättningar. Här kan vi destinationer anta en större roll och dela kunskap mellan kongressåren, mellan tävlingar och mästerskap, säger Jonas Ekebacke.

Om man tror på deras tes så skulle det då kunna innebära att Sverige blir starkare i den internationella konkurrensen samtidigt som de inhemska arrangemangen blir bättre.

Uppsala förespråkar att öva genom starkare samarbeten under de nationella sammankomsterna och för att då leverera ännu bättre på den internationella marknaden. Vi har i tidigare artiklar med gänget i Uppsala fått följa hur de gärna ger sitt lokala föreningsliv mer än en chans till värdskap för att växa med uppdraget. Och att de därför, i dialog med förbund och nationella föreningar, förespråkar flerårsavtal när det kommer till möten och evenemang.

Med målet att hjälpa lokala arrangörsföreningar att växa genom sina evenemang har man i Uppsala också utvecklat ett processverktyg med manualer, checklistor och tips på hur andra har genomfört sina arrangemang. Genom statistik, beteendeanalys och exempel som för andra kunder har gett bästa resultat kan man hjälpa andra kunder att komma fram till fler, snabbare och tryggare beslut.

I uppsala arbetar man tillsammans före, under och efter genomförandet

I Uppsala har man kompetensmässigt och monetärt samlat de kommunala resurserna för stöd till mötes- och evenemangsarrangörer. Det ska vara lätt att ta på sig ett värdskap i Uppsala, men man kan inte nå de riktiga effekterna om man inte arbetar tillsammans före, under och efter genomförandet.

Ni verkar ha en plan och ett arbetssätt som redan fungerar. Är det inte enklast att bara jobba på som ni gör?

– Om vi ska komma ur krisen, stärkta och redo för framtiden, behöver vi alla jobba mer som ”komplement” snarare än konkurrenter. Jobbar vi tajtare mellan genomföranden, städerna och arrangörerna, så synliggör vi enklare vilka brister och kunskapsglapp som finns.

Och varför börja från noll när man kan ta vid där någon annan slutat? Ett långsiktigt värdskap mellan arrangörer ger inte bara möjligheten att putsa på genomförandet utan skapar också möjlighet till en mer långsiktig måluppfyllnad för staden och dess alla verksamheter, säger Anna Lindström, Chef Möten & Evenemang, Uppsala Convention Bureau.

Boka nästa konferens här. Vi hjälper dig kostnadsfritt och snabbt!

Har du mötestips eller artikeluppslag? Kontakta redaktionen.