Vad är viktigast?
Skulle du boka en semesterresa till familjen och bara ta det som finns ledigt just det datumet? Det skulle i varje fall inte jag. Vart vi ska åka och hur vi ska bo är viktigare än ett specifikt datum.
Men just så ser det ofta ut i mötes-Sverige idag. Mötesdatumet är satt, agendan klar och deltagarna har fått inbjudan och bokat in transport. Först därefter ska en mötesplats väljas. Dagligen pratar vi med mötesbokare som gör just så här, och eftersom det är så pass fullbokat nu så får de ta vad som finns ledigt.
Jag lovar dig, om mötet är uppbyggt på att skapa en gemenskap och stärka teamet, blir det inte samma känsla om ni sitter i en oinspirerande möteslokal mitt i stan och alla går hem efter mötet, jämfört med att vara tillsammans på en inspirerande mötesplats, mitt bland blommande rapsfält, med härliga samtal över middagsbordet.
Att hitta rätt mötesplats före deltagarna bjuds in är A och O tycker jag, och viktigare än någonsin.
Därför råder jag faktiskt ibland mötesbokaren att byta datum, för att de inte ska kasta pengarna i sjön.
Det kan tyckas tjatigt, men att börja med syftet och målet med mötet är det allra viktigaste. Det är då du sätter tonen och känslan för hela arrangemanget. Vilka känslor vill du att deltagarna ska ha när de går därifrån? Fundera på vad som är viktigast. Är det innehållet i agendan medan platsen är sekundär, eller är det att skapa en känsla av mötet där platsen är primär? Är platsen sekundär kanske det går lika bra att stanna kvar på kontoret. Men är känslan och platsen viktigast så behöver du tänka på vilket ställe ni vill vara på – innan ni sätter själva agendan och bjuder in deltagarna.
När vi ändå är inne på känslan vill jag ge ett tips. Har du en grupp som inte setts så ofta, ni kanske har några nya teammedlemmar? Börja dagen med en icebreaker på några minuter, det kan vara en kort övning så att alla kommer i gång att prata med varandra. Ofta läggs aktiviteter i slutet av dagen men jag har märkt att de gånger aktiviteten läggs först på dagen blir det en helt annan dynamik i gruppen. Gruppdiskussionerna under själva mötet blir mycket lättare och mer engagerade, eftersom ny energi har kommit in i gruppen.
Mina fyra bästa tips just nu!
- Fundera på vilken känsla du vill förmedla med konferensen.
- Boka gärna sex månader eller längre fram i tiden för att lättare hitta lediga datum. Ju fler deltagare desto längre framförhållning.
- Ha några alternativa datum för konferensen för att kunna få den mötesanläggning som passar allra bäst för ert möte, för vem vill ha det tredje bästa?
- Lägg aktiviteterna först på dagen för en bättre gruppdynamik.
Våga fråga mötesrådgivaren på mötesanläggningen, hen har oftast stor kunskap om bra möten och vad som passar bäst på just den mötesplatsen. Berätta vad ni vill ha ut av konferensen och be hen hjälpa till med att utforma dagarna. Jag lovar – både du och deltagarna kommer att få en helt annan upplevelse.
Text: Elin Moritz