Vad har du för agenda kära mötesledare?

Har du också suttit på alltför många möten med agendor som följer de mallar du fick lära dig under din tid i elevrådet? Fortsätt läs. Det här är vår chans att ta bort punkter som ”val av sekreterare” och ”övriga frågor” för all framtid!

Vi har på så många sätt förändrat och förbättrat våra arbetsplatser sedan 50-talets mindre inspirerade dagar. Ett område som har fortsatt förbättringspotential…. Nej, vi skiter i eufemismerna: Mötesagendorna är ofta skittråkiga! De är alltför ofta oinspirerande och verkar vara utformade efter mötesledarens att komma ihåg vilken ordning det olika punkterna skall komma. De borde istället vara utformade efter det som ska uppnås med mötet. Vad är syfte och mål med mötet, och vilka aktiviteter ska vi ha för att lyckas uppnå det?

Jag har tittat på drygt 1000 agendor genom åren. En alltför vanlig syn är, tyvärr:

Information
Ekonomi
Sälj
Lönesamtal
Övrigt

Hur ska vi då kunna få engagerade och motiverade mötesdeltagare. Bara genom att skicka ut en sådan agenda törs jag påstå att det är omöjligt med ett effektivt och engagerande möte.

Vad är det då man kan kika på för att få bättre mötesagendor? Här kommer några tankar:

Ha alltid med Syfte & mål med mötet. Syftet skall ge motivation att delta i mötet. Det skall förtydliga nyttan och meningen på längre sikt varför ni har detta möte. Syftet svarar just på frågan, varför? Målet/målen 1-3 skall beskriva vad ni skall göra på mötet. Blanda inte ihop det med andra mål. Dessa mål skall kunna checkas av i slutet av mötet.
Ett vanligt misstag är alltför späckade scheman, med få punkter för interaktion och reflektion. Med interaktion och reflektion inplanerat, kommer mötesdeltagarna att kunna tillgodogöra sig den information de får under mötet i mycket större utsträckning. Dessutom kommer de uppleva mötet som mycket mer inspirerande.
För att göra det tydligt vad mötesledaren förväntar sig av deltagarna, är det också en god idé att indikera om agendapunkterna kommer avhandla Information (I), Dialog (D) eller Beslutsfattande (B).

Ställ gärna en öppen fråga titt de olika agendapunkterna. Så skapar du engagemang i mötet! Om inte, hur skall medarbetarna kunna bli engagerade innan de kommer till mötet? I så fall blir det bara de extroverta som kan slå från höften.
Vid längre möten bör lunch- och fikapauser vara långa (och det ska inte nallas av dem när mötet drar ut på tiden). Denna tid av vila är viktig för att kunna tillgodogöra sig det som görs under mötet, och även för att bygga starka kollegiala relationer. Det informella mötet vid kaffet kan ge lika mycket som det formella mötet vid mötesbordet. Det vet alla- ändå skapar vi inte utrymme för det personliga mötet. Av samma anledning är det också ett bra tips att planera in mail- och telefontid under dagen. Annars går paustider ofta åt till att kolla av meddelanden, snarare än till interaktion och nätverkande.
Avsätt tillräckligt med tid för summering i slutet av mötet. Då bygger ni en samsyn kring vad som avhandlats under mötet, vad som ska göras nu, vem som är ansvarig och inom vilken tidsram som det ska uträttas under.
Slutligen gör ni en kort reflektion av mötet. -Vad gjorde vi bra? Då får vi dels ett positivt slut samt att vi förstärker det som är bra!

Ta bort ”övrigt frågan”. Det är omöjligt för dig som mötesledare att veta vad som kommer upp och hur lång tid det kommer att ta. Tillhör det ens syftet med mötet?

Då är det bättre att bjuda in till att deltagarna kan skicka in sina önskemål innan och du som mötesledare kan avgöra om det passar in på ditt möte eller inte.

Slutligen följer ett enkelt knep för att säkerställa att agendan sitter där den ska. Fråga dig själv: Vad är det jag vill att mötesdeltagarna ska känna, kunna och göra – före, innan och efter mötet? Planera mötet utefter dina svar, och du har kommit en himlans bra bit på vägen. Lycka till!

Micke Darmell, föreläsare, utbildare och författare inom möteskultur