Vikten av sammanhang

2019-08-26 « Tillbaka

Ett möte eller event som saknar sammanhang eller inte hänger ihop är slöseri med människors tid och egna pengar. Det kan göra mer skada än nytta och i värsta fall skada varumärket. Genom att sätta aktiviteten i ett större sammanhang, inleda varje ämne med att skapa kontext och se till att allt hänger ihop minskar du risken för att man ser på ditt event som dåligt. I den här artikeln går vi igenom varför det är viktigt och hur det går till.

Text: Jörgen Dyssvold

Innehållet som presenteras under ett möte eller event behöver hänga ihop. Aktiviteten i sig själv och de ämnen som tas upp behöver också sättas i ett större sammanhang och kontext. Sammanhang är alltså ett nyckelord när du planerar och genomför möten och event. Men, många missar detta.

Ofta beror det på okunnighet eller tidspress. Något ska genomföras och man ser på uppgiften som rent praktisk. Det ska bokas lokal och mat, sättas ihop en agenda, bokas föreläsare och slutligen fixas och skickas ut en inbjudan. På plats betar man sedan av agendan och hinner så långt man hinner. Låt oss vända på det hela och se det ur ett deltagarperspektiv. Du får en inbjudan till något som inte är helt klart vad det kommer handla om, men det finns ändå något där som triggar dig att göra en anmälan. Du kommer till stället, får en namnbricka, kaffe och smörgås. Konferensen inleds med att någon hälsar välkommen och håller ett slags tal. Därefter kommer en parad av presentationer och föreläsningar.

En berättar att det är viktigt att göra si och inte så. Nästa säger raka motsatsen. En inspirationsföreläsare berättar att man kan se varje arbetsdag som en bergsbestigarexpedition.

Är det en intern konferens kan det bli ännu snurrigare. Vad av allt detta är det tänkt att vi ska göra när vi kommer tillbaka till jobbet? Och, varför är inte cheferna här? Det hela avslutas sedan utan summering. Någon tackar för visat intresse och hoppas få se er igen på samma konferens nästa år igen. Många försvarar det här arbetssättet med att mötet eller eventet bara behöver genomföras och att det helt enkelt inte finns tid för att diskutera syften, mål, skapa koncept och strategiskt jobba med innehållet.

Det är fel. Dåligt planerade möten eller event bör inte genomföras.

Ett dåligt genomfört möte eller event stjäl tid. En heldag med drygt tvåhundra personer motsvarar i arbetstid en person på heltid i ett helt år. Du vaskar alltså en heltidstjänst på en dag om deltagarna efteråt ser på ditt evenemang som dåligt.

Det kan också göra mer skada än nytta. Exempelvis när externa föreläsare på en intern konferens berättar hur saker kan organiseras bättre, trots att ni inte har en plan för att genomföra detta. Att som medarbetare veta att det finns bättre alternativ skapar irritation när man är tillbaka i vardagen på jobbet.

Är publiken extern kan ett dåligt genomfört evenemang skada varumärket. En heldag är för de flesta en enorm tidsinvestering. Om man på väg hem känner att presentationerna kunde varit hälften så långa eller många känner man sig lurad och bestulen på kanske en halv arbetsdag. Dessa berättar om sina dåliga erfarenheter för andra och kommer aldrig igen. Har du inte tid eller resurser för att göra jobbet ordentligt och strategiskt finns tre saker att välja på. Ställ in eller skjut fram, prioritera om och frigör egen tid och resurser, eller ta hjälp utifrån. Det senare kostar ofta mindre än många tror eftersom den som är specialiserad på något ju gör det på färre timmar.

På köpet får du också erfarenheter av vad som fungerat bra och dåligt för andra och i andra sammanhang. Om du väljer att göra det på egen hand så finns det några saker du kan tänka särskilt på när det kommer till begreppet sammanhang.

SÄTT AKTIVITETEN I ETT SAMMANHANG

Redan på planeringsstadiet behöver det du planerar sättas i ett sammanhang. Är det ett idémöte som ska ge inspel till en ny tjänst som ni vill få fram för att möta nya behov hos kunderna? Eller kanske presentation av en förstudie ni vill ska leda till att ni får ett större uppdrag? Börja alltid med att sätta det du planerar i ett större och längre sammanhang och beskriv det i ord.

SKAPA EN RÖD TRÅD

Ibland har hela konferensen eller eventet ett tema och andra gånger är det en rad ämnen som avhandlas. Oavsett vilket så kan det vara bra att arbeta med ett tematiskt koncept. På så sätt är det lättare att senare få alla aktiviteter att hänga ihop.

SE TILL ATT ALLT HÄNGER IHOP

Vi ser själva på möten och event som redaktionella produkter och rekommenderar andra att göra detsamma. Tänk dig att evenemanget är ett tv-program eller månadsmagasin. Börja skissa på ämnen till inslag eller artiklar. Vänta tills du har en helhet som du känner dig nöjd med innan du börjar fundera på namn på personer som kan bidra med innehåll.

GÖR EN *INFLYGNING OCH SÄTT ÄMNET I EN KONTEXT

Oavsett fråga eller ämne fi nns det ofta lika många idéer vad det handlar om som det fi nns personer i rummet. Innan det ska diskuteras, debatteras och kanske tas viktiga beslut i en fråga är det en fördel om alla är överens om vad det handlar om.

*Att beskriva bakgrund, vad det handlar om och inte och vilken betydelse det har i en inledning kallas att man gör en infl ygning till frågan eller ämnet. Syftet är att skapa en gemensam kontext och uppfattning hos alla i rummet.