Hur kan vi låta detta fortsätta?

Många studier gör gällande att 80% av de som deltar i ett digitalt möte gör annat under tiden. Samtidigt vill de flesta ha bättre och effektfulla möten. Hur kan vi tillåta detta i våra organisationer? Tillåta att medarbetare tar sig rätten att gå ur gruppen för att göra något annat.  

Låt mig göra en jämförelse. Ta Sveriges bästa fotbollslag. FC Rosengård. Tänk om Caroline Seger, den bästa ledaren vi har?, skulle ta sig rätten att kliva av planen ibland och skicka ett sms eller kolla sin mejl. Hon skulle inte få spela nästa match. Trots att hon är ledaren och bäst i gruppen. Det vore otänkbart. De jobbar för teamet och att ge bästa förutsättningar för att nå sitt syfte & mål. Det verkar få göra på våra arbetsplatser göra.  

Missförstå mig rätt. Alla vill nog det, men om vi tillåter att vi får ta oss rätten att gå ut ur gruppen och göra annat under mötet kan vi samtidigt inte tro att ska få bra möten. 

Än mindre en attraktiv arbetsgivare. Än mindre få engagerade och motiverade chefer och medarbetare. Än mindre uppnå våra mål med mötet. Ja jag kan fortsätta, men det är ju inte så uppmuntrande. 

Hur kan ledningen i organisationer inte se detta eller varför tar i inte fler chefer ta tag i detta?  

När 30% av all arbetstid tillbringas i möten och när chefer deltar mellan 50 – 90% av sin arbetstid i möten är det ofattbart. Varför? Fundera på det!  

Innan pandemin hade mötestiden i Sverige ökat med 100 de senaste 20 åren innan och bara under pandemin tills nu har det ytterligare ökat med 12% enligt Microsoft. 

De första studierna visar ett samband mellan ohälsa och dåliga möten och att anställda säger upp sig på grund av dålig intern kommunikation och möteskultur.  

De flesta har och genomför möten som för 40 år sedan trots all ny teknik där vi kan lägga upp information etcetera. Ändå fortsätter vi ha möten där information, monologer och statusuppdateringar tar den övervägande tiden. Trots att alla tycker det är förkastligt. Varför? 

Efter att ha jobbat med detta i 17 år ser jag några anledningar till att det ser ut som det gör. Det finns ingen som ”äger” möteskulturen i organisationen. Trots all den arbetstid vi lägger ner. Det vill säga ingen har ansvar för utveckling. 

Det finns inte i med i chefsutbildningar, introduktioner, medarbetarsamtal eller medarbetarundrökningar. Alla skapar möten utefter sina egna preferenser, och alla kan bjuda in till möten utan några krav på vilken effekt de skall få. 

Att ta tag i sin möteskultur frigör 30% av mötestiden och det är en månads arbetstid per år och tjänsteperson.  

I en värld där alla får alltmer att göra, där allt fler kommunikationskanaler används och allt blir otydligare så förstår iallafall inte jag varför inte fler tar tag i detta. 

Vinsterna för en organisation? Mer engagemang och motivation, målen kommer uppnås snabbare, bättre samspel, våra värderingar kommer efterlevas och vi kommer bli en livskraftig organisation. 

Jag vill avsluta med ett citat som en kollega, Mia Liljeberg, myntade för några år sedan; Varje möte är bara en miniatyr av företagskulturen. 

Hur ser er företagskultur ut? 

Micke Darmell, föreläsare och författare